O nome não é muito conhecido pelo público mas a eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) tem desempenhado nos últimos anos um papel instrumental dentro da Administração Pública portuguesa com a colocação no terreno da estratégia de serviços partilhados e compras públicas que foi definida para garantir mais eficiência sem perder a capacidade de inovação.

“O desafio que temos pela frente é tornar a despesa do Estado mais inteligente e adequada, mas para isso é preciso fazer o movimento em paralelo de melhorar os processos e os recursos. A eSPap é uma entidade que tem a função crítica de fazer este compromisso de contribuir para esta dimensão com as poupanças que são geradas em compras públicas e otimização de processos, mas não estar desatenta ao que são fenómenos de evolução tecnológica e de aposta em sistemas de inovação, que permitem que a despesa seja controlada. […] E é neste ‘meshing’ que a eSPap se encontra”, explica Francisco Jaime Quesado, presidente da eSPap, em entrevista ao Tek no dia em que se assinala os 5 anos da criação formal da entidade que juntou em 2012 competências e recursos de três entidades: a GeRAP, ANCP e Instituto de Informática.

Os números contabilizados nas várias áreas de atuação são expressivos do trabalho realizado. No último ano o Estado terá poupado 47,7 milhões de euros em compras através da agregação de processos que passam pelos 15 acordos quando realizados em várias áreas que incluem mais de 23 mil produtos em catálogo que podem ser adquiridos por mais de 1.800 entidades. Estas poupanças somam-se a mais de 260 milhões contabilizados na última década, desde que foi criado o Sistema Nacional de Compras Públicas que inicialmente foi gerido pela Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP).

Mas apesar das compras serem uma das áreas de maior visibilidade, passam também pela eSPap outros serviços partilhados e redes colaborativas. É o caso dos serviços partilhados das finanças(GeRFiP) que gere um orçamento de 161 mil milhões de euros e é usado por mais de 350 entidades, com mais de 8.450 pedidos de serviço todos os meses.

A eSPap gere ainda o GeRHuP, o serviço partilhado de recursos humanos que está implementado em 20 entidades públicas e que processa os vencimentos de mais de 13.300 trabalhadores, no valor de 33 milhões de euros, e o GeADAP que abrange mais de 300 organismos SIADAP 1, 2 e 3 e mais de 25 mil colaboradores.

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Na alçada da entidade de serviços partilhados estão ainda a área de veículos e logística, que gere mais de 27 mil veículos do Estado e a área das TIC, com a gestão de mais de 35 sistemas de informação, mais de 970 redes e 600 servidores, assim como mais de 2.800 bases de dados e 200 terabytes de armazenamento de informação, e a entidade participa ainda no RSPTIC. A gestão de projetos (PMO) é uma das áreas mais recentes integrada na eSPap e já acompanhou 350 projetos no valor de 15 milhões de euros.

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“A eSPap surge de processos administrativos mas tem logo a ideia de contribuir, dentro das suas competências e mecanismos, para uma melhor rentabilização dos recursos do Estado e é isso que temos vindo a fazer nos últimos cinco anos, com uma ideia de contributo positivo mas também condicionada pelas restrições orçamentais dos últimos anos”, explica Francisco Jaime Quesado, presidente do Conselho Diretivo.

A conciliação da inovação com a eficiência é uma das lógicas que a eSPap tenta colocar no terreno através do desenvolvimento de redes colaborativas, mesmo que não sejam constituídas formalmente, sempre em articulação com as redes internacionais. “Temos desenvolvido em Portugal grandes redes colaborativas e redes temáticas, como a das unidades ministeriais de compras e a rede de serviços partilhados de TIC, a RSPTIC, que tem funcionado muito bem”, adianta Francisco Jaime Quesado, destacando ainda a rede de ligação com as Universidades, que estão a usar cada vez mais os serviços partilhados, e a rede com as áreas metropolitanas e comunidades intermunicipais.

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O papel das plataformas na operação do Estado é uma das ideias que a eSPap tem vindo a promover, com plataformas tecnologias assentes em soluções costumizadas, e tem por base a ideia de desenvolver de processos normalizados e otimizados e que ponham em rede todos estes atores. “Esta ideia das plataformas está ganha e consolidada e os próprios atores que participam no sistema reconhecem como válida e agora o grande desafio que está em cima da mesa é tornar essas plataformas interoperáveis, fazendo com que as plataformas entre os ministérios sejam mais completas e criar mecanismos de articulação entre plataformas com as autarquias e as universidades e é um desafio muito interessante” sublinha.

O presidente do Conselho Diretivo admite que o próprio conceito de serviços partilhados não é ainda muito claro nem facilmente percetível, e por isso a dinamização das redes é tão relevante. “Independentemente da autonomia e da identidade de cada entidade, é importante que percebam que a operacionalidade de serviços na área financeira, ou de recursos humanos, há uma mais valia para a entidade, beneficiar com soluções que estão normalizadas e têm o selo de garantia das soluções oficiais”, afirma, assegurando que na última década a experiência se mostra positiva e que a centralização funciona no Estado à semelhança do que acontece no sector privado.

“A gestão inteligente e eficiente dos recursos é um passo importante para criar mais valias nos próprios negócios”, sublinha o presidente da eSPap que afasta algumas críticas que existem sobre o facto desta centralização poder afastar empresas mais pequenas, e locais, do acesso a contratação pública.

Estado poupou 260 milhões de euros na última década com o SNCP
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“Tem sido feito um esforço muito grande para que os acordos quadros introduzam lotes regionais para alguns produtos e serviços, o que faz com que haja a possibilidade de empresas mais pequenas e regionais de entrarem nos processos, e o mesmo se fará com o tempo com as startups, mas há que ter compromissos entre o que é a oferta mais global de uma commodity, como a energia, por exemplo, ou a oferta de serviços mais locais”, justifica, lembrando porém que há soluções que não são imediatas por questões de ordenamento jurídico do código de compras públicas, e também de concorrência.

E o futuro? “Não há modelos fechados. O movimento de serviços partilhados tem o seu tempo e tem a génese num trabalho inicial feito no início dos anos 2000”, lembra Francisco Jaime Quesado adiantando que estão a ser dados passos para a interoperabilidade das plataformas e que na linha da estratégia definida a entidade vai continuar a sua missão de estar atenta à inovação que possa beneficiar as plataformas e as entidades envolvidas, dentro do possível e com as restrições orçamentas que existem.