Por: Ana Neves (*)

 

A equipa de Comunicação Interna da Cablinc tem utilizado a intranet para divulgar informação corporativa da empresa, porém sem grande sucesso. A comunicação é de cima para baixo, focada nas prioridades da Administração. Para agravar a situação, os conteúdos não podem ser consultados pelos colaboradores que trabalham remotamente, nem pelos que trabalham nas fábricas da empresa.

Por iniciativa de um grupo de diretores, alguns departamentos começaram a experimentar ferramentas sociais. Pretendem reduzir a quantidade de emails, agilizar os processos de gestão de projetos, facilitar a colaboração na produção de documentos e manter na empresa o conhecimento crítico de algumas pessoas. Nem todos têm aderido e alguns declaram abertamente a sua resistência.

O ano passado a Knowman realizou um estudo que envolveu 255 organizações em Portugal. Ficou a saber que 66% delas utilizam plataformas de colaboração online. Tal como na Cablinc, as plataformas sociais corporativas começam a surgir como complemento ou alternativa à intranet corporativa.

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A opção por este tipo de ferramentas está a aumentar mas as organizações não estão a alcançar os resultados que pretendiam. Na grande maioria das vezes, carecem de um plano que oriente todo o processo: desde a fase de levantamento de requisitos, passando por mostrar aos colaboradores como a ferramenta os ajuda com as suas necessidades específicas, e terminando na avaliação do impacto da nova ferramenta na organização.

Neste texto, gostaria de me debruçar sobre os critérios de seleção da plataforma.

As plataformas são frequentemente escolhidas com base em 4 critérios:

  • estatuto do fornecedor no mercado
  • preço
  • quantidade de funcionalidades disponíveis
  • número e perfil dos clientes existentes

Se é verdade que todos estes pontos devem ser considerados, nenhum deles deve orientar a decisão.

O estatuto que o fornecedor tem no mercado, e o número e perfil dos seus clientes fazem parte de um círculo vicioso. Ao escolher um fornecedor com base nestes critérios, as organizações estão a contribui para elevar o ranking desse fornecedor nesses mesmos critérios. Dessa forma estão a influenciar a escolha de outras organizações igualmente focadas nesses fatores que nada atestam sobre a qualidade e eficácia da ferramenta. Raramente é segura e acertada a escolha assente no estatuto de um fornecedor.

Também o fator preço pode ser enganador. São múltiplos os elementos que compõem o preço de uma plataforma: o custo de aquisição ou licença de utilização, o esforço de configuração, a formação de administradores e utilizadores, o esforço de moderação, o serviço de suporte e manutenção, etc. Nem sempre é fácil estimar o valor de todos estes elementos, mas é importante que todos sejam considerados.

Finalmente, o número de funcionalidades da ferramenta não é um elemento de relevo. Tal como acontece com os telemóveis, na grande maioria dos casos as funcionalidades disponíveis são mais do que aquelas que precisamos ou sabemos usar. O que importa é que as ferramentas disponibilizem as funcionalidades que a organização identificou como necessárias.

Mas então quais os critérios a considerar na fase de seleção?

O critério-chave é mesmo a capacidade que a ferramenta tem para se adaptar à organização.

Para avaliar esta capacidade deve perguntar-se:

  • as funcionalidades disponíveis são compatíveis com os requisitos de negócio?
  • o modelo de trabalho que orientou a sua conceção e orienta a sua evolução está alinhado com a cultura da organização?
  • a ferramenta adequa-se à atual forma de trabalhar?
  • é suficientemente flexível para acompanhar alterações à estratégia da empresa?

Para além dos aspetos identificados na documentação produzida pelos fornecedores, é fundamental “sentir” a ferramenta e projetar os benefícios decorrentes da sua utilização. Conseguimos imaginar de que forma a sua utilização vai melhorar os processos de trabalho da organização? Somos capazes de antecipar a reação dos colaboradores no momento de a usar no seu dia-a-dia de trabalho?

Para adquirir essa perceção e fazer esta avaliação com segurança, nada como o Social Now Europe 2016. Lá podemos ver várias ferramentas “em ação” e inúmeras formas de trabalho colaborativo.

O Social Now Europe realiza-se este ano em Portugal. Durante dois dias (11 e 12 de abril) pode ver como os colaboradores da Cablinc, uma empresa fictícia criada para o efeito, utilizam ferramentas sociais corporativas para aumentar a eficiência e a eficácia do seu quotidiano de trabalho.

Mais do que focar nas funcionalidades, o evento evidencia o impacto das tecnologias sociais na “vida real” das organizações.

Para mais informações visite o website ou leia este breve texto: Ferramentas sociais nas empresas: o que usar e como para gerar valor?

 

 

(*) Diretora geral da Knowman, uma empresa de consultoria em gestão de conhecimento e redes sociais. Foi uma das autoras do documento “Ferramentas de Gestão do Conhecimento: Principais Critérios de Selecção” publicado pela COTEC em 2015.

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