Por Ana Neves (*)

Foi de férias e regressou para um mar de emails: não sabe por onde começar.

Um colega ficou doente e como não tem acesso ao trabalho que deixou feito e há prazos para cumprir, só lhe resta refazer todo o trabalho.

Vai iniciar um novo projeto e não sabe como aceder às lições aprendidas por outros colegas em projetos anteriores.

Provavelmente já passou por alguma destas situações. Uma coisa é certa, são circunstâncias que provocam frustração em quem as vive e que resultam em perdas de produtividade e eficiência para as organizações.

Há porém um conjunto de ações que podem ser postas em prática para reduzir a frequência e o impacto destas situações. Muitas dessas ações podem avançar sem necessidade de tecnologia. Contudo, as ferramentas digitais desempenham um papel fundamental quando se consideram, por exemplo, a crescente distribuição geográfica dos colaboradores, e o aumento do trabalho remoto.

Comunicação

Imagine um dia de trabalho sem usar o e-mail. Parece-lhe difícil?

O email continua a ser a ferramenta privilegiada por muitos profissionais para comunicar com colegas, clientes e parceiros. Contudo, o email é o “cemitério do conhecimento”. Aí fica sepultada muita informação valiosa que as organizações nem sabem que existe. Informação, por exemplo, como os argumentos utilizados num determinado processo de tomada de decisão cujos intervenientes já saíram da organização.

Como contabilizar o valor da perda que resulta de haver informação essencial para as empresas guardada apenas no email de algumas pessoas?

O volume de emails é outra dificuldade. Por vezes as mensagens são tantas que se torna difícil responder em tempo útil e grande o risco de, por falta de tempo, se deixar passar informação verdadeiramente importante.

Transferir a circulação da informação do email para as plataformas corporativas, é sinónimo de maior visibilidade e disponibilidade do conhecimento, e isso traduz-se em ganhos de eficiência nas organizações.

Mais ainda, as plataformas sociais corporativas, que começam a surgir como complementos ou substitutos das intranets, aceleram os processos de comunicação, potenciam a relevância da informação, aumentam a probabilidade de leitura, e encorajam e suportam um diálogo contextualizado em torno da informação enviada.

Colaboração em documentos

A colaboração na criação ou revisão de documentos é igualmente uma fonte de frustrações e de perda de produtividade (bastante ligada ao email por sinal). Quantas vezes um colega envia um documento a pedir o contributo de outro e de mais … 20 pessoas. Todos investem o seu tempo a ler o documento e a enviar os seus comentários para a pessoa que o pediu... e também para as outras 20.  O que acontece depois? Quantos emails são enviados? Quantas versões de documentos são criadas? Como saber qual a versão mais recente quando a circulação de emails é incessante?

Atualmente uma grande parte das plataformas corporativas oferece a possibilidade de manter ficheiros partilhados e gere as permissões para edição por várias pessoas guardando um histórico de versões. O grau de sofisticação pode mesmo aumentar, possibilitando a co-edição simultânea dos documentos, por exemplo. Esta forma de trabalhar tem vários impactos positivos e imediatos nas organizações e também nas pessoas envolvidas no processo.

O hábito de manter os documentos em espaços de trabalho partilhado facilita o acesso a essa informação por parte de outros colegas. Através de uma simples pesquisa conseguem encontrar uma ideia, um modelo, uma referência. Muitas vezes o apoio entre colegas, facilitado através destas plataformas, resulta numa economia de esforço, horas de trabalho e contribui para uma maior qualidade dos resultados produzidos.

Apesar das ferramentas sociais corporativas terem muitas características semelhantes às das redes sociais públicas mais conhecidas (como o Facebook ou o LinkedIn) a maioria foi pensada para fins distintos. A forma como essas funcionalidades se combinam e são apresentadas, proporcionam novos modelos de trabalho, mais agilidade na produção e maior eficácia. Em conclusão, as ferramentas sociais corporativas contribuem para uma maior satisfação dos colaboradores, e para os melhores resultados da organização.

No Social Now Europe 2016, um evento que este ano se realiza em Portugal (11 e 12 de abril), vai ser possível ver e perceber exatamente como é que as organizações utilizam ferramentas sociais corporativas para aumentar a eficiência e a eficácia do seu quotidiano de trabalho.

Mais do que focar nas funcionalidades, o evento evidencia o impacto das tecnologias sociais na “vida real” das organizações.

 

(*) diretora geral da Knowman, uma empresa de consultoria em gestão de conhecimento e redes sociais. É responsável pelo KMOL, portal em língua portuguesa dedicado à gestão de conhecimento, aprendizagem organizacional e redes sociais (as digitais e as que realmente importam).

Visite ainda o website do Social Now para mais informação.


Nota da Redação: O TeK é parceiro do Social Now e tem a decorrer no Twitter um passatempo que dá direito a um bilhete grátis.