O Google Drive é o sistema de armazenamento pessoal na cloud para utilizadores dos serviços da Google. O serviço garante 15 GB gratuitos por cada conta Google criada. Espaço que permite acumular os emails do Gmail, as fotos do Google Photos ou qualquer ficheiro que desejar guardar no Drive. Com o tempo de utilização, vai tornar-se um pouco caótico encontrar os ficheiros que deseja na cloud e o anterior sistema de pesquisa não era muito intuitivo.

Foi nesse sentido que a Google melhorou recentemente o motor de pesquisa do Drive, introduzindo um sistema de etiquetas (ou chips, como a tecnológica lhes chama), para refinar os resultados das buscas. Um formato inspirado no que foi introduzido no Gmail, para ser utilizado na aplicação de browser.

O novo sistema esteve em testes desde novembro de 2021, tendo chegado a todos desde o final de fevereiro. O objetivo da reformulação da pesquisa foi eliminar as diversas tentativas de busca a certos documentos, através de filtros para refinar o que procura.

A Google refere que quando os utilizadores pesquisam ficheiros no Drive, por norma são utilizadas poucas palavras-chave quando procuram algo, tais como “plano de marketing” ou “relatório de vendas”. Se tiver dezenas de planos e relatórios arquivados no Drive, o normal será aparecer uma extensa lista, dificultando encontrar aquilo que realmente deseja.

Por isso, é possível agora definir a pesquisa por tipo de ficheiro, seja ele um documento em PDF, um Doc do Google ou mesmo uma imagem. Ao mesmo tempo pode restringir as pesquisas com mais filtros, por exemplo, a pessoas, quando tem um documento partilhado com alguém. E também pode mencionar se o ficheiro está na cloud, no computador ou pasta específica.

Outro chip que vai facilitar a pesquisa é o espaço temporal, ou seja, pode dizer ao sistema para listar ficheiros da última semana ou mês, caso procure algo mais recente. Da mesma forma que também pode optar pelos ficheiros que tenham sido alterados até certa data. Por fim as tarefas, para ficheiros mais organizados.

Veja na galeria alguns exemplos de como usar os filtros para refinar as pesquisas no Drive

1 - Quando pesquisa algo, o sistema vai preenchendo automaticamente o nome de ficheiros que tenha na Drive. Os ficheiros são sugeridos desde os mais recentes. Por vezes as sugestões iniciais podem ser aquilo que procura, permitindo carregar de imediato no ficheiro sem sequer premir “Enter” para listar todas as opções.

2 – No lado direito da caixa de pesquisa tem um símbolo de opções. Esta abre todas as opções de filtro que pode definir, como o tipo de ficheiro, procurar o mesmo no lixo, ou marcado com uma estrela, data de modificação, etc.

3 -  A introdução dos filtros (chips) permite jogar rapidamente com diversas opções da pesquisa, refinando aquilo que deseja encontrar. Pode verificar na caixa onde escreve os códigos que vão sendo adicionados quando seleciona os filtros. Pode simplesmente apagar todos, na opção “limpar tudo” à direita.

4 – Cada Tab tem diversos filtros definidos, neste caso o local onde deve estar o ficheiro, incluindo ficheiros que foram enviados para o caixote de lixo. Este pode ser uma das causas de não encontrar um ficheiro, o facto de o ter enviado para o lixo, ou feito sem querer e tem o desejo de o recuperar.

5 – Todo o ambiente do Drive é composto por filtros e atalhos. Se notar, o menu do lado esquerdo permite aceder rapidamente a ficheiros que tenham sido partilhados consigo ou que estejam disponíveis no computador, no caso de ter algum equipamento sincronizado automaticamente com a sua conta do serviço.

6 – O filtro “apenas título” pode ser uma ajuda mais preciosa do que esteja à espera. Por norma, quando faz uma pesquisa de palavras-chave, o Drive pesquisa também no corpo dos ficheiros, o que pode levar ao aumento da lista de sugestões. Ao selecionar este filtro, apenas o título é considerado e com isso oferecer menos resultados, e talvez o que pretenda. Esta opção é ideal para quando sabe o nome certo do ficheiro que procura.

7 – A opção “Recentes”, colocada no menu esquerdo é também útil para definir a listagem dos ficheiros pela ordem dos mais recentes. Por defeito, o Drive lista primeiro os diretórios e depois os ficheiros, e por vezes poderá ter os nomes por ordem alfabética. Ao clicar em recentes toda a lista será feita pela data de modificação mais recente dos ficheiros.

O How To TeK é a rubrica do SAPO TeK que pretende ajudar todos os utilizadores em tarefas simples (mas que parecem complexas) na utilização de computadores e telemóveis. Se tiver sugestões de truques que quer ver esclarecidos envie um email para geral@tek.sapo.pt.