O Google Docs já começa a ser uma escolha de muitos utilizadores que não têm uma licença paga do Word do Office da Microsoft. Obviamente que não se compara com a quantidade de ferramentas de formatação, guias e outras ações que pode fazer no programa da Microsoft. Mas a solução da Google é muito acessível e simples de utilizar. Até porque basta ter uma conta do Gmail para aceder e começar a trabalhar, sem se preocupar sequer em gravar os documentos: tudo é armazenado na cloud.

Seja a trabalhar no computador, e continuar a trabalhar num tablet ou smartphones, mantendo o ficheiro sincronizado, mesmo que opte por trabalhar em offline, é certamente o principal motivo pelo qual os utilizadores procuram esta solução. Tem algumas teimosias, e a organização de ficheiros nem sempre é a melhor, mas se der um nome fácil de memorizar a cada trabalho, pode rapidamente fazer a pesquisa do documento que pretende consultar ou editar.

Mas há outras ferramentas interessantes que pode utilizar no Google Docs, que se calhar desconhece ou que nunca utilizou. Fique a conhecer algumas delas:

Trabalho colaborativo entre utilizadores

Sabia que os documentos do Google Docs podem ser editados em simultâneo por mais que um utilizador? Depois de abrir um documento, prima o botão “Partilhar” no canto superior direito. Terá de adicionar outros utilizadores através do email, por exemplo. Pode ainda gerar um link do documento para partilha e definir se o destinatário é um editor ou apenas um leitor, com ou sem autorização de edição.

Quando os convites são aceites, é possível ver as alterações que cada um vai fazendo no documento. Esta é uma ótima forma de escrever sobre algo com diferentes assuntos, em que cada um toma conta de um tópico. Os textos são registados num único lugar, sempre visíveis e editáveis por todos.

E ainda pode chamar a atenção dos companheiros através de comentários paralelos. Basta premir o botão de comentários, no topo direito. Nos comentários pode fazer tag a utilizadores específicos, usando @ seguido do nome em questão. A funcionalidade permite deixar comentários sem “sujar” o documento com notas soltas, que podem ser confundidas.

E não se intimide se tiver colaboradores em outras línguas, porque pode traduzir automaticamente todo o texto. Basta aceder ao menu Ferramentas e Traduzir Documento. Poderá dar novo nome ao resultado e também escolher a língua do destinatário.

Usar a funcionalidade de voz para texto

Está longe de ser perfeito e é um pouco “ditador”, mas lá está, o Google Docs permite fazer ditados que são assumidos como texto. Não regista pontuação e escreve tudo o que percebe (mal) mas funciona para retirar notas de segurança quando está numa conferência, ou simplesmente quer tomar notas rápidas sem poder escrever. Se falar pausadamente o texto é reconhecido com boa exatidão, mas as frases deixam de fazer sentido sem a pontuação. Se quer usar o resultado para textos elaborados terá de fazer uma boa edição das frases.

Para aceder à funcionalidade basta ir a Ferramentas e escolher Digitalização por Voz. Vai aparecer um ícone de um micro em cima do documento, bastando tocar nele para o sistema começar a ouvir, e novamente quando acaba de ditar. Atenção que durante a gravação não pode sair do documento, senão o microfone deixa de gravar.

Atalhos úteis

Há muitos atalhos que pode utilizar enquanto escreve, sem a necessidade sequer de mexer o rato. Por exemplo, pode aumentar e diminuir o tamanho da fonte antes de começar a escrever. Para tal basta premir CTRL+Shift+ponto (.) para aumentar e CTRL+Shift+vírgula (,) para diminuir. Se o texto estiver com formatação, para anular sublinhe o que pretende e faça CTRL+\. Para usar o microfone para ditar texto pode premir CTRL+Shift+S para gravar e premir novamente para parar. Para inserir um hyperelink com um enredeço online, sublinhe a palavra ou frase e prima CTRL+K. Para contar palavras e frases prima CTRL+Shift+C. Precisa de um dicionário? Prima CTRL+Shift+Y.

O How To TeK é uma nova rubrica do SAPO TeK que pretende ajudar todos os utilizadores em tarefas simples (mas que parecem complexas) na utilização de computadores e telemóveis. Se tiver sugestões de truques que quer ver esclarecidos envie um email para geral@tek.sapo.pt.

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