10 Perguntas a fazer para a substituição de um sistema ERP

Por Maria João Tavares (*)

Atualmente, a excelência operacional é um pré requisito para a competição em mercados globais. De acordo com o estudo encomendado pela Infor e realizado pela IDC Manufacturing Insights, os fabricantes referem que as suas organizações são agora, mais ou significativamente mais complexas do que eram há cinco anos atrás.

O papel da tecnologia é citado no estudo como uma ferramenta vital no combate à complexidade e obtenção da excelência operacional. Contudo, atualmente existe o problema dos portefólios de sistemas ERP envelhecidos.

Segundo o mesmo estudo, 62,3% dos sistemas ERP na Europa Ocidental têm pelo menos cinco anos de idade, 18,7% tem entre 10 a 15 anos, e cerca de 7% mais de 15 anos de idade. Ora, tendo em conta que a maioria dos sistemas ERP têm uma vida útil entre cinco a sete anos, este fator torna a situação crítica.

Ainda há cinco anos atrás, os sistemas eram implementados para apoiar uma gama de funções e processos, que desde então evoluiu. Novas prioridades deslocaram-se para o primeiro plano, desafiando as funcionalidades e conduzindo os fabricantes para questões como "até quando os sistemas serão sustentáveis?"

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Desta forma, é necessário responder à seguinte questão, "como é que os sistemas ERP existentes podem ser reconfigurados, por forma a ajudar a otimizar as funcionalidades já existentes?" Uma vez que os sistemas atuais caminham a passos largos para se tornarem obsoletos e aquém de facilitar a flexibilidade, qual será o momento correto para substituir um sistema ERP?

1) Estará a colocar as questões corretas? Quando olhamos para a rentabilidade que esperamos vir a ter, a pergunta "como posso substituir o meu sistema ERP?", pode ser respondida completamente, apenas através de outra pergunta em simultâneo "por quanto tempo posso não substituir o meu sistema ERP existente?"

2) Reconhece-se a si mesmo? Pode ter acontecido que há dois anos atrás, tivesse apenas um único local e uma única fábrica. Contudo, como resultado de diversas aquisições, a empresa pode agora operar globalmente a partir de um determinado número de fábricas, com uma extensa linha de produto. Se mudanças a esta escala tiveram lugar, é provável que o sistema esteja a ser levado para além dos seus limites.

3) Será o ambiente existente, pesadamente personalizado, restringindo a excelência operacional? Um dado sistema pode não ser capaz de lidar com as cada vez maiores complexidades inerentes aos "Bills of Material" (BOMs), alterações ao nível de engenharia, compra, programação e rastreabilidade da produção - cada um é integral à rentabilidade.

4) O seu tempo de inatividade está a aumentar? Se sistemas fortemente personalizados, que não podem mais ser apoiados, estão a causar um extenso tempo de inatividade, quanto é que estamos a perder em termos de produtividade?

5) Está a tentar colocar um prego redondo num buraco quadrado? Se se encontrar a adaptar processos empresariais para irem ao encontro do seu sistema ERP, sem ser o inverso, talvez seja tempo para uma revisão.

6) Vai sempre ao encontro das necessidades dos seus clientes e fornecedores? Se o seu sistema ERP o deixa mal quando se trata de partilhar informação e colaboração, é pouco provável que seja sustentável numa era em que, segundo o estudo da IDC, a satisfação do cliente é a prioridade número um.

7) Os seus sistemas falam a mesma língua? Se sistemas existentes, díspares não podem comunicar diretamente e necessitam de fontes manuais para consolidar a informação, os riscos de erros desnecessários não permitem o desenvolvimento.

8) A sua organização é dependente de folhas de cálculo? Se as folhas de cálculo ainda são "rainhas", talvez seja tempo de considerar um sistema que pode reduzir o tempo de relatório, libertando recursos valiosos para se centrar na tomada de decisão estratégica.

9) Consegue gerir propostas e projetos de forma rentável? A gestão de propostas e projetos é citada no estudo como uma iniciativa prioritária para os próximos dois anos, uma vez que os inquiridos sentem que os seus sistemas ERP ficam aquém das suas necessidades. Se enfatizarmos este problema e o seu sistema ERP inibe a sua capacidade de agilizar a gestão de uma proposta ou projeto, é tempo de remover este obstáculo.

10) Entra em pânico com a perspetiva de nova legislação? Num tempo em que a regulamentação é indispensável, escusado será dizer que os sistemas devem ser equipados com a flexibilidade necessária para acomodar as necessidades. Se o pensamento de implementação de novas alterações regulamentares faz com que passe noites sem dormir, é provável que seja o momento de repensar todo o processo.

(*) Country manager da Infor em Portugal

Escrito ao abrigo do novo Acordo Ortográfico

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