Os novos paradigmas dos trabalhadores do conhecimento
Por João Penha Lopes (*)

A crise internacional é sempre uma boa aspirina, de efeito momentâneo, para que aos nossos gestores lhes passe a cefaleia provocada por uma permanente diminuição de lucros e outras mais valias, nomeadamente a eficiência dos seus serviços, a confiança por parte dos clientes e até a satisfação de trabalhar dos seus funcionários. Tudo isso pode ser verdade, mas tudo isso é fado.

O mundo mudou e os paradigmas das vivências quer de gestores, quer de colaboradores, têm de mudar também sob pena das empresas fecharem a grande velocidade ou, no caso de países, destes dependerem sine-die da caridade externa.

Para melhor foco no tema em caixa, vamos partir do pressuposto que nem há corrupção nem dolo por parte dos gestores, nem há deslealdades ou egoismos por parte dos colaboradores. Assumamos que, sejam bem ou mal, todos entendem que estão a fazer o seu melhor para o benefício coletivo, única forma de garantir o bem estar individual.

De entre todas as soluções que a tecnologia dos últimos anos nos trouxe aquela que atua, ou devia atuar, como alicerce de todas as outras, é claramente a Gestão Eletrónica de Documentos.

Porquê ? Fácil, porque desde 1999 que 70% dos documentos criados no mundo já nascem no formato digital e destes só 30% alguma vez são impressos (Gartner, 2006). Não esqueçamos que documentos eletrónicos são bastante mais do que simples papéis digitalizados: email, anexos de email, ficheiros microsoft, ficheiros não-microsoft (tais como PDF's, CAD's, ...), ficheiros de audio, ficheiros de video, o que quer que seja que transporta informação com a qual criamos conhecimento e sobre o qual tomamos decisões.

Todas as outras aplicações coletivas (como ERP's, CRM's, Contabilidade, RH) e aplicações individuais (os nossos Office, Emails,...) geram documentos que convém que estejam num repositório único para que com uma única pesquisa a um único local, o utilizador encontre todos os documentos que têm a ver com o seu critério de pesquisa.

Se pensarmos bem a maioria dos trabalhadores (gestores e colaboradores) passa a esmagadora maioria do seu tempo a gerar documentos ou a analisá-los, dar o seu parecer e a encaminhá-los, de forma automática ou had-hoc, para outros trabalhadores até esse processo estar terminado.

Mas, considerando as tecnologias disponíveis, para gerar, aceder ou processar documentos eu não preciso de estar num determindo local físico; tenho apenas de ter um acesso à Internet (que nem tem de ser permanente) e ter uma infraestrutura de TI's bem planeada, que até pode estar na "nuvem".

Quais são as consequências imediatas ? Necessito de um espaço de escritório reduzido a um mínimo, eventualmente para um rececionista que digitaliza e arquiva para posterior processamento a correspondência em papel recebida e atende chamadas. Convém também ter uma sala de reuniões para atender clientes, se for caso disso. Tudo o resto pode ser feito pelos mesmos funcionários fora da organização. O problema da segurança nem se deveria colocar....não acedemos aos nossos bancos por via online ? É uma questão de saber o que se faz.

Os novos paradigmas surgem do cenário acima: o "trabalho" deixa de ser um local para ser uma ação. Na perspetiva do gestor os custos fixos são reduzidos tremendamente com um mínimo de m2 ocupados, sem os custos adicionais de gastos de eletricidade, água, ar condicionado, condomínio, etc.

Da perspetiva do colaborador este não tem de sair de casa, não gasta tempo nem dinheiro nas suas deslocações, pode gerir o seu tempo útil de uma forma muito mais eficiente o que lhe cria um aumento da qualidade de vida e , como tal, aumento de satisfação e aumento de produtividade, hoje essencial para que os postos de trabalho se mantenham.

A Internet, o webmail, o Skype, os browsers, os SaaS's, as assinaturas digitais, os equipamentos móveis (iPhone, iPad, Androids, Windows phone, Blackberry) e, como referido, uma boa estrutura de TI's centrada num bom repositório de documentos - objetos que são os que as pessoas analisam, processam e arquivam - com especial importância no caso da e-Discovery e conformidades legais, nacionais e internacionais, cada vez mais exigentes e cujo risco de non-compliance pode levar a pesadas multas, chegam para que cada funcionário dê o seu melhor para o bem comum.

Considerando que 86% do PIB nacional é gerado por PME's quanto mais depressa estas aumentarem a sua produtividade pois tanto melhor, agora que a concorrência é global e não apenas do "outro tipo" que tem uma tasquinha "lá para o norte".

(*) Clever Time Consulting