Outsourcing de Impressão - Uma ferramenta de negócio
Por Jorge Silva *

[caption]Jorge Silva, director de marketing da Ricoh[/caption]São diversas as vantagens do outsourcing de impressão que fazem com que seja identificado pela grande maioria das organizações como uma verdadeira ferramenta de negócio.

Esta questão é de facto um assunto de muita actualidade, até pela situação económica actual que obriga as empresas a repensar as estratégias e as reduções de custos. Mas só começa a ter validade quando as empresas têm uma noção mais ou menos exacta dos custos directos da impressão, e de facto a grande maioria das empresas não tem sequer a mínima ideia dos custos relacionados com a impressão.

A aposta no outsourcing de impressão, enquanto ferramenta de negócio, deve ter como pressuposto todo um conjunto de respostas organizacionais. Perceber em que consiste o outsourcing de impressão, quais os serviços que pode oferecer, que critérios são mais ponderados pelas empresas no processo de escolha do prestador, qual o custo médio de uma solução deste tipo, até quanto e como podem as empresas poupar, quais as vantagens / benefícios na utilização do outsourcing de impressão.

O outsourcing de impressão consiste na colocação de todo o equipamento destinado à produção e distribuição de documentos (cópia, impressão, faxs, scan to e-mail, etc). Contém também uma componente de serviços na área de assistência técnica e gestão do parque de equipamentos. Em termos de custos, por norma existe uma renda mensal que inclui o número de prints contratados e depois há lugar também ao pagamento dos prints adicionais ao contratado.

As opções de serviços são muito variadas. Mas mais importante do que isso, é necessária a flexibilidade para compreender as necessidades das empresas e adaptar a oferta em conformidade.

O critério base é a escolha de um parceiro que ofereça garantias de qualidade de serviço e melhoria de workflow/produtividade. Isto porque quando uma empresa escolhe um fornecedor para o outsourcing de impressão está a passar a responsabilidade de gestão do parque para o fornecedor. Como a responsabilidade é passada para um "parceiro de negócio", o fornecedor deve assegurar que o serviço é feito sem falhas e que o cliente não pare a sua actividade por falta de suporte. Por outro lado, o serviço de controlo efectivo de "quem faz o quê, onde e com que custos" é sem dúvida o mais apreciado, pois a melhor forma de a empresa saber quanto pode vir a poupar, é primeiro saber quanta gasta agora e como!

A principal vantagem do modelo de outsourcing é a possível uniformização dos custos, independentemente do equipamento em que o print é efectuado. Ou seja, não interessa se o departamento 1 tem uma solução com o equipamento A e o departamento 2 uma solução diferente. Para a empresa os custos são fixos e assim a contabilização analítica dos custos por departamento é muito mais fácil de monitorar e orçamentar.

Desta forma, também o serviço de gestão do parque e consultoria de análise de aumentos de produtividade e redução de custos é deixado nas mãos de profissionais. Além disso, com este serviço a empresa sabe sempre e com todo o detalhe, qual o custo de utilização podendo fazer um orçamento realista no início de cada ano. O outsourcing de impressão permite às organizações a concentração no foco do seu negócio.

Em Portugal este tipo de abordagem tem tido um crescimento muito elevado. Na prática as empresas que pretendem diminuir os seus custos acabam por perceber que o outsourcing é uma forma simples de contratualizar um serviço e orçamentar, no início do ano, o nível de encargos na área da produção e distribuição documental. As empresas têm várias vantagens em adoptar esta opção como forma de melhor rentabilizar os seus custos e activos, colocando este tipo de serviços nas mãos de profissionais do sector, por forma a concentrar os seus recursos financeiros e humanos naquilo que é o core business da empresa em questão.

As empresas que mais têm aderido a este modelo de gestão provêm de vários sectores, mas em especial no sector privado. Com a necessidade de melhor gestão e redução de custos, a recorrência ao outsourcing está a aumentar e gerar melhores rácios de custos e de produtividade.

No entanto, a tendência é de crescimento no sector público que tem já algum peso e está a aumentar com sucesso dada a necessidade de controlo de custos e de orçamentação no início de cada ano. Sinal disso é o novo modelo de compras da ANCP - Agência Nacional de Compras Públicas, que está em fase final de aprovação e irá contemplar de forma base duas opções: a compra tradicional de equipamentos e o fornecimento em outsourcing.

A gestão e o controlo de custos de uma forma transparente tem-se revelado num dos principais desafios das organizações públicas e privadas, cujo consenso geral está na necessidade de foco no seu negócio. Estes desafios têm potenciado um entendimento generalizado que o outsourcing de impressão pode ser vinculado como uma ferramenta de negócio dentro da organização.

* Director de Marketing da Ricoh Portugal