Antes de começarmos, é bom referir que estas são soluções de gestão de tarefas a solo ou em equipas de trabalho, e não tanto sistemas de gestão de projeto completas, estas que são um pouco mais avançadas, e, regra-geral, pagas.

Ainda assim, a quantidade e qualidade de plataformas online que permitem organizar, gerir, distribuir e seguir tarefas no seio de um grupo de trabalho estão num nível nunca antes registado, o que faz com que, praticamente sem custos, possamos receber sem contratempos este tipo de ajuda. O mais difícil é escolher.

Mas o que fazem afinal estas soluções, normalmente assentes no browser (ou em apps móveis, como podemos ver mais à frente)? Basicamente, e no âmbito da finalidade principal, permitem criar vários projetos e utilizadores que deles fazem parte, tendo em vista a atribuição, seguimento e gestão de tarefas.

Uma vez criada uma tarefa em particular, podemos atribui-la a um colega, sendo que este pode dá-la como aberta/em andamento, contabilizar o tempo que demora até estar completa e fechá-la quando estiver terminada. No final, o sistema dá origem a vários relatórios e resumos.

Imagine um projeto de grupo na faculdade. Os vários membros do grupo de trabalho podem organizar trabalho, distribuir tarefas, gerir as suas próprias tarefas, acompanhar o andamento das dos restantes colegas e atribuir datas limite para a concretização de cada ação. Depois, no final de cada semana, por exemplo, é possível perceber em que ponto está o projeto através de relatórios de apoio.

Por outro lado, num projeto profissional, como um site para o qual são criados conteúdos diariamente por vários colaboradores, uma solução deste género pode ajudar. Da redacção de artigos à edição de outros, passando por muitas outras tarefas complementares e adicionais como fazer fotografias e vídeos, por exemplo – tudo pode ser reapresentado sob a forma de tarefas, com respetiva atribuição a cada autor e delimitação de prazos para a finalização de cada conteúdo.

Mas este é apenas um dos processos que este tipo de programas permite levar a cabo, sendo que muitas outras ações completares a esta podem envolver cronogramas de projeto, envio de mensagens, calendário, armazenamento de ficheiros e muito mais. Tudo depende de caso para caso, como pode ver pela galeria acima.

No smartphone

Como não podia deixar de ser, a grande maioria das soluções de gestão de tarefas e projetos, mesmo entre as opções gratuitas, existem também sob a forma de apps móveis. Isto significa que não estará limitado ao uso do browser para acompanhar todo o projeto e gerir todas as tarefas associadas.

A interface da app móvel é sempre diferente da que encontramos no browser, como seria de esperar, havendo ainda a possibilidade de alguns recursos não estarem disponíveis sob esta forma mais simplificada dos programas.

Estas apps são gratuitas e/ou estão envolvidas no custo mensal de cada solução, isto no caso dos serviços disponíveis mediante pagamento. E normalmente existem para dispositivos Android e iOS.

Quer ir mais longe?

É natural que ao fim de algum tempo – e à medida que os projetos crescem em quantidade e/ou exigência –, sinta necessidade de aderir a um sistema um pouco mais avançado e que possibilite mais integração com outras plataformas.

Aí valerá a pena espreitar plataformas mais abrangentes e capazes de gerir projetos na sua totalidade, além de possibilitarem uma gestão de tarefas mais completa.

Neste campo, naturalmente, haverá um custo mensal, como nos casos das soluções Monday, Basecamp, Nutcache, Jira ou Proggio, por exemplo. Se quiser experimentar as opções gratuitas, espreite as seis sugestões da galeria acima. E lembre-se que todas elas incluem versões pagas que acrescentam muitas funcionalidades aos serviços básicos livres de custo.