Qualquer organização, independentemente da sua dimensão, precisa de comunicar de forma eficaz, garantindo o contacto, internamente, com as suas equipas, mas também externamente, com os seus fornecedores e com os seus clientes a partir de qualquer local e, praticamente, a qualquer hora.

As Comunicações Unificadas são uma excelente resposta a estas novas necessidades, combinando e maximizando todos os canais de comunicação corporativa de forma centralizada e coesa.

Desta forma, os colaboradores das empresas podem utilizar os diversos canais - voz, vídeo, SMS, mensagens instantâneas, correio eletrónico e internet, entre outros, recorrendo a diferentes equipamentos, desde o computador ao smartphone e tablet, e mantendo sempre um ponto único de contacto.

O recurso a sistemas de Comunicações Unificadas poderá ajudar a evitar falhas de comunicação muitas vezes prejudiciais para o negócio e contribuir, desta forma, para o desenvolvimento de empresas de todas as dimensões. Mas há várias outras vantagens normalmente apontadas às Comunicações Unificadas.

Custos reduzidos, produtividade aumentada

As empresas podem poupar de diversas formas se investirem numa plataforma de Comunicações Unificadas.

Para além da comunicação a custo zero dentro da rede da empresa e dos custos reduzidos nas comunicações entre equipamentos fixos e móveis, o recurso a soluções de conferência em alternativa às reuniões presenciais, seja com conferência web ou através da internet, traz grandes vantagens às empresas, contribuindo para reduzir o tempo e o custo de deslocações desnecessárias, ao mesmo tempo que aumenta a agilidade da empresa.

Sendo uma plataforma integrada, também implica menos despesas na instalação de aplicações singulares, manutenção de sistemas e custos de monitorização.

Ao reunir todas as formas de comunicação numa única plataforma, os ganhos de produtividade e eficiência também são notórios, uma vez que as equipas, que são cada vez mais móveis, podem colaborar em mobilidade, partilhando informação e documentos de forma fácil e em tempo real, a partir de qualquer lugar.

Usar uma plataforma única de comunicações também permite melhorar a satisfação do cliente, sendo possível saber, a qualquer instantante, que colaboradores estão disponíveis para atender uma chamada, num determinado momento. Os tempos de resposta também serão menores, já que os colaboradores têm acesso a um sistema integrado e constantemente atualizado para obter a informação pretendida.

A segurança é outra das vantagens indiscutíveis da aposta num sistema de Comunicações Unificadas com a possibilidade de configuração das soluções para a realização de backups e arquivo de dados e com a garantia de que as informações confidenciais só são vistas pelos seus reais destinatários.

Comunicação e colaboração ainda mais integradas no futuro

As Comunicações Unificadas estão em constante evolução, por forma a acompanharem as exigências de comunicação e de colaboração das empresas. Uma das grandes tendências do setor aponta para uma cada vez maior migração destas aplicações para a nuvem, com as grandes organizações a apostarem na hospedagem de serviços mais customizados e as empresas de menor dimensão a preferirem a flexibilidade e o menor custo das Comunicações Unificadas como um serviço.

O foco na colaboração em equipa também deverá aumentar. Espera-se uma maior preocupação não apenas com a adoção, mas também com a integração de fluxos de trabalho e ferramentas externas nas aplicações de colaboração em equipa.

E se até agora se falava muito da “customer experience” como uma das forças motrizes das Comunicações Unificadas, no futuro vai falar-se cada vez mais de “employee experience”, à medida que cada vez mais empresas adotarem este tipo de plataformas e os colaboradores as considerarem essenciais no local de trabalho.

O futuro é cada vez mais remoto, com funcionários a trabalharem em casa, filiais, cidades e fusos horários diferentes. Consequentemente, as Comunicações Unificadas e as tecnologias de colaboração têm de oferecer aos utilizadores uma experiência contínua, que lhes permita tornar mais eficiente o seu trabalho. É aqui que a Inteligência Artificial (IA) “entra” como outra das grandes tendências nesta área.

A integração da IA com os sistemas de Comunicações Unificadas vai permitir uma colaboração centrada nas pessoas e mais uniforme, automatizando determinados fluxos de trabalho, nomeadamente permitindo alternar entre canais de comunicação sem que isso seja percetível para os utilizadores.

Espera-se também uma evolução ainda maior na utilização do vídeo, que servirá para mais do que apenas fazer videoconferências. Se o streaming de vídeo está a dois cliques de distância de qualquer consumidor, porque não estar também à mesma distância para uma equipa de trabalho? Desta forma, um colaborador poderá criar e partilhar instantaneamente vídeos ou até fazer vídeos em direto, em substituição de outras formas de comunicação, seja à equipa ou a clientes.

Escolha a melhor solução

Atualmente, estão disponíveis diversas soluções de comunicação, cada vez mais abrangentes e flexíveis para dar resposta às diferentes necessidades das empresas.

Nesta área, a PT Empresas, marca para o segmento empresarial da Altice Portugal, tem uma oferta alargada de soluções de Comunicações Unificadas, integradas ou à medida, desde uma central telefónica virtual que permite juntar fixo, móvel e cloud, a uma solução que permite a integração total de comunicações de voz e de dados fixos e móveis, com a possibilidade de adicionar vídeo, mensagens instantâneas e ferramentas de colaboração.

Destaque também para a solução de contact center, que permite agregar diferentes meios de comunicação por todos os canais da empresa, através de uma única plataforma de gestão integrada.