As novas regras de faturação que a Administração Tributária está a aplicar desde 1 de janeiro estão a revelar-se penosas para as empresas que tiveram de se adaptar num curto espaço de tempo, e a afetar também as software houses que prestam serviços nesta área. Estas tiveram de se adaptar ao crescimento do volume de pedidos de apoio, e também ajustar o software num tempo record, respondendo às várias mudanças que foram sendo introduzidas, algumas já na última semana do ano, como o TeK escreveu.

Os principais problemas centram-se nas pequenas e micro empresas, muitas das quais não usavam sequer software de faturação, e que se veem incluídas nas novas regras definidas no ano passado, que obrigam em muitos casos à aquisição de licenças e de hardware novo, e sobretudo à mudança de procedimentos que trazem outros custos, especialmente de tempo dedicado à gestão da faturação.

As novas regras foram delineadas com o objetivo de aumentar a transparência fiscal, reduzir a evasão e a economia paralela e é apresentado pela Administração Tributária como uma ferramenta para garantir maior equidade e justiça fiscal, contribuindo em última análise para a redução global dos impostos. A metodologia escolhida é pioneira na OCDE, envolvendo empresas e contribuintes na comunicação de faturas de compras de produtos e serviços, que podem depois ser deduzidos em sede de IRS pelo consumidor, que terá um papel de “fiscalização” da veracidade das faturas comunicadas pelas empresas.

A “bondade” do sistema é reconhecida pelas software houses, que aplaudem a iniciativa, mas as empresas contactadas pelo TeK são quase unânimes em reconhecer que o processo foi demasiado rápido e que seria necessários mais tempo de adaptação.

Embora as intenções da Administração Tributária tenham sido comunicadas ainda no verão, com a publicação do Decreto-Lei n.º 198/2012 de 24 de Agosto, os procedimentos para alteração do software só foram conhecidos no início de novembro e o tempo garantido para testes, instalação e formação é considerado demasiado curto.

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Mais tempo e mais clareza

Mais tempo e mais clareza

A radicalidade das mudanças e a falta de flexibilidade do Governo em alargar os prazos, apesar dos protestos de várias organizações que representam os sectores do comércio e restauração, não são vistos com bons olhos, sobretudo porque a estas questões se somam a falta de hardware.

“Duas semanas depois da entrada em vigor muitas são as empresas que não estão ainda a cumprir a lei, tal como no pequeno comércio e restauração. Temos muitos clientes que já têm as licenças ( software ) mas não dispõem de hardware”, afirma Antero Gama, da Eticadata, uma das software houses portuguesas que tem apostado no desenvolvimento de ERPs.

O reforço de recursos, ações de comunicação e formação parecem não estar a ser suficientes, e muitas empresas só agora parecem ter “acordado” para a necessidade de terem o software funcional desde 1 de janeiro. E a Administração Tributária já avisou para a possibilidade de serem feitas fiscalizações ainda este mês.

José Andrade, diretor de operações do Grupo PIE, defende que fazia sentido um período de transição em que pudessem coexistir os dois sistemas, permitindo a atualização do mercado de forma faseada, enquanto Miguel Capelão, Strategy, Risk & Control Officer da PHC, admite que, tendo em conta o intervalo de tempo desde a publicação do decreto-lei, deveria existir um prolongamento do prazo de implementação até março.

Em sentido contrário, a SAGE mostra-se otimista quanto à capacidade das empresas se adaptarem rapidamente às novas regras, considerando que é natural alguma turbulência nesta fase inicial. Ana Teresa Ribeiro, responsável pela área de PMEs, defende mesmo que o alargamento de prazos “será desajustado para a mensagem de premiar os cumpridores subjacentes a estas normas”, embora afirme que poderá haver alguma flexibilidade na fiscalização, “numa orientação mais pedagógica e positiva”.

Pedro Montez, product manager da Primavera BSS, também não é defensor de um prolongamento de prazos, mas defende a existência de um período experimental, para que a mudança efetuada por todos os intervenientes, da AT às empresas de software e utilizadores, pudesse ser preparada de forma mais conveniente.

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Dificuldades de adaptação

O tempo é o principal fator contra uma adaptação fácil das empresas às novas regras, sobretudo para quem não dispunha de sistemas informatizados. O Governo tem falado muitas vezes nos cafés, cabeleireiros e oficinas, e estes estarão certamente entre os que revelam maiores dificuldades, pelo elevado número de transações realizadas que obrigarão a um consumo elevado de tempo para a comunicação manual das ferramentas.

A interpretação e a aplicabilidade da lei também não facilitam, e são muitas vezes estas as dúvidas que “entopem” as linhas de apoio das software-houses contactadas pelo TeK.

Nos clientes com software muito desatualizado a SAGE admite ter sentido um maior impacto da mudança, até porque num curto espaço de tempo tiveram de se adaptar “não só a estas mudanças, mas também a um conjunto de alterações que tinham vindo a acontecer nos últimos anos e ainda não estavam refletidas nos seus processos de trabalho.”, refere Ana Teresa Ribeiro.

“Nos primeiros dias do ano, vimos refletidos nos nossos serviços de apoio esta necessidade e tivemos um aumento considerável de pedidos de ajuda, quer na utilização das nossas soluções, quer no aconselhamento de como alterar os métodos quotidianos de trabalho destas pequenas empresas”, adianta.

A PHC optou por realizar webcasts, publicar informação, desenvolver campanhas de descontos e publicar documentos com questões frequentes, reforçando o apoio visa suporte telefónico e online.

Também a Primavera sentiu uma procura intensa de informação, sobretudo centrada nos processos de entrega de faturas no Portal das Finanças a partir do ERP, mas Pedro Montez acredita que “de um modo geral e com o empenho de todas as partes vamos chegar a bom porto”.

No entanto, o que falta em muitos dos casos é também a componente de hardware, correspondente à máquina registadora, que grande parte destas software houses não comercializam diretamente e articulam com a rede de parceiros.

A escalada de pedidos e a gestão de volumes de stock mais curtos por parte dos revendedores, devido à conjuntura económica, justificam a escassez de terminais.

“Dado o ambiente económico que vivemos nos últimos anos, o investimento em stock tem tendência a ser o mais racionalizado possível. Esta gestão associada ao facto de a produção de equipamentos ter um lead time de cerca de 2 meses e a um aumento muito significativo de pedidos de equipamentos provocou ruturas nos stocks”, esclarece José Andrade, diretor de operações do Grupo PIE.

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Upload de ficheiro SAF-T, webservice ou carregamento manual de faturas?

Apesar das várias opções colocadas à disposição dos contribuintes para cumprirem as obrigações declarativas – que passam pelo carregamento manual das faturas, o upload de um ficheiro único mensalmente (o ficheiro SAF-T gerado pelo software de faturação) ou a utilização do webservice – que está em permanente contacto com as finanças para comunicação a faturação realizada – as software houses que contactámos acreditam que a maioria dos seus clientes optará pelo carregamento do ficheiro SAF-T

A opção manual será demasiado trabalhosa e provavelmente posta de lado por todos os que dispõem de software, até porque os programas certificados já geram todos o tal ficheiro SAF-T (PT) necessário. E dado que a opção realizada no início do ano tem de se manter até final de 2013 esta parece ser a escolha dominante.

Até porque o desenvolvimento dos procedimentos para implementar o Webservice ainda não está ativo na maioria das empresas contactadas, que remetem para breve a sua disponibilização porque este foi um dos procedimentos implementados mais tarde pela Administração Tributária, e com testes já nas últimas semanas de dezembro.

Miguel Capelão, SRC da PHC, acredita também que a escolha se fará pela disponibilidade da ligação de Internet: “Penso que o upload ficheiro SAF-t vai ser o modelo adaptado nas empresas com dificuldades de acesso à Internet e o webservice nas entidades que têm Internet sempre disponível”.

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Quanto custa e quais as opções de software?

Desde software grátis, limitado a um volume de faturação ou obrigando ao pagamento de uma taxa de serviço, às opções mais complexas, o portfólio das software houses nesta área é vasto e abrange praticamente todo o tipo de necessidade de empresas de maior ou menor dimensão.

Para as pequenas e micro empresas a Primavera dispões há alguns anos de uma solução totalmente gratuita, o Primavera Express, que cumpre as regras de faturação e comunicação à administração tributária, mas que está limitado a uma faturação de 30 mil euros. Quando o valor é ultrapassado a empresa tem de fazer o upgrade para a versão superior, existindo as opções Starter Easy, Starter e Starter Plus, sendo que o primeiro custa 115 euros por ano.

Há ainda opções em cloud, como o Elevation Business Suite da Primavera, assente num licenciamento modular e com pagamentos mensais, e as soluções de POS (Pont de Venda) para a restauração e retalho, que receberam os nomes de Pssst! e Tlim.

A PHC foi uma das software houses portuguesas que mais cedo apostou na cloud para disponibilizar soluções de contabilidade e faturação. O PHC Billing FX custa 9,98 euros por mês, existindo uma solução mais completa em regime SaaS que custa 39,98 euros por mês, o PHC Business FX.

A empresa tem ainda soluções de licenciamento mais tradicionais, como o PHC Corporate CS, e até final de janeiro as soluções PHC POS e PHC Restauração estão em promoção, custando 199 euros.

Na Eticadata há três linhas com soluções completamente integradas e que permitem o controle dos processos operacionais e fiscais. A empresa não possui quaisquer soluções gratuitas e não tem também opções em Cloud.

Já na SAGE as opções para as pequenas empresas centram-se em soluções muito simples e de baixo custo para os pontos de venda e nas soluções de faturação com gestão adicional. Segundo Ana Teresa Ribeiro nenhuma das soluções está limitada na sua operacionalidade e ambas estão adaptadas às novas regras de faturação. “Com garantia técnica de apoio e formação Sage uma empresa pode ter acesso a estas soluções por apenas 17€ mês”, explica.

Mas para as micro empresas e empresários em nome individual o software SAGE pode ser gratuito, sendo que a empresa paga apenas o serviço Sage Care , que lhe permite estar sempre atualizado durante um ano.

É a pensar nas pequenas empresas, habituadas às caixas registadoras, que o Grupo PIE aconselha o único modelo que diz ser certificado no mercado nacional, o CR+, desenvolvido especificamente para este mercado. José Andrade garante que funciona em equipamentos de baixa capacidade, nomeadamente em alguns modelos de caixas registadoras, e que tem “um preço muito competitivo face a uma oferta tradicional de ponto de venda”, mas sem revelar qual é.


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Escrito ao abrigo do novo Acordo Ortográfico

Fátima Caçador