A partir de Janeiro do próximo ano as empresas com facturação acima de 250 mil euros são obrigadas a usar software de facturação certificado, uma obrigatoriedade que se estende a todas as companhias com receitas anuais acima de 150 mil euros a partir de Janeiro de 2012. De fora ficam algumas excepções previstas na portaria do Ministério das Finanças, nomeadamente as que "utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respectivos direitos de autor", tenham operações exclusivamente com clientes que exerçam actividades de produção, comércio ou prestação de serviços, registem uma facturação inferior a 150 mil euros no exercício anterior ou tenham emitido menos de 1.000 facturas ou talões de venda.

As mudanças a aplicar no software para esta certificação - que exigem alterações nos programas para acesso facilitado aos dados e garantia da inviolabilidade das facturas depois de emitidas para evitar fraudes - levaram as software-houses a um rodopio de desenvolvimento e aprovação junto da DGCI que obrigou a mudanças de calendário e até, em alguns casos, a adiamento do período de férias.

Mas a corrida contra o tempo já tem alguns "vencedores" e empresas como a PHC, a Primavera BSS, a SAP (para algumas aplicações) e SAGE estão na lista das empresas que já obtiveram certificados para os seus produtos. Mas há outras que ainda têm o processo a decorrer, embora tendo já entregue a documentação, como é o caso da Gestix e da Indra.

A relação de produtos certificados, publicada pela Direcção Geral de Contribuições e impostos (DGCI) no seu site, já conta com 95 certificações emitidas até 15 de Outubro e é um site de consulta obrigatória para quem quer saber se o seu fornecedor de software está preparado.

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O site Software Certificado, que já destacámos como site do dia no TeK, pode dar também informação relevante para os clientes e as software-houses que ainda estão a preparar o processo.

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Manuel Cerqueira, presidente da Assoft - a associação do sector que trabalhou com a DGCI no processo, afirma que a grande maioria das empresas que desenvolvem software já se encontra a trabalhar nas modificações exigidas pela portaria. "Com uma ou outra excepção a data de 1 de Janeiro será atingida", garante, recomendando aos clientes a consulta do site da DGCI para se manterem informados sobre o processo.

A alteração terá um impacto significativo nas aplicações de facturação já que abrange um número significativo de empresas que terão de introduzir as mudanças que estão a ser preparadas pelas software-houses, garantindo assim às inspecções das Finanças o acesso facilitado à informação de facturação que se soma ao já disponível no SAFT-PT e ainda a codificação de dados, que impede a alteração de uma factura depois desta ser emitida.

[caption]gestix[/caption]Rui de Sousa, CEO do Gestix, afirma que - além das empresas que já usam software de facturação - "o grande impacto vai ser em todos aqueles contribuintes que emitem apenas talões de venda (VD) de menos de 10 euros ao Cliente Final e que registam mais de 1000 talões durante um ano".

Fernando Amaral, Managing partner da Sendys em Portugal, defende também que a certificação terá um impacto incontornável nos processos diários das empresas, e exemplifica as alterações sofridas na emissão de documentos com um fluxograma :

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Actualização paga ou gratuita?
A forma como as actualizações serão disponibilizadas aos clientes, em modelos pagos, com serviços adicionais ou gratuitos, irá depender dos fornecedores, admite Manuel Cerqueira, mas a grande maioria das empresas contactadas pelo TeK inclui este serviço nos contratos de manutenção.

A Primavera, que já tem as aplicações certificadas desde o início de Outubro, obriga apenas ao upgrade para a nova versão certificada que já se encontra disponível. Mas "os cerca de 15 mil clientes PRIMAVERA com contratos de Continuidade terão acesso imediato, e sem qualquer custo, a esta nova versão certificada, permitindo desde logo que estas empresas antecipem a resposta à nova exigência fiscal", explica Felicidade Ferreira, Directora de Operações da PRIMAVERA BSS.

[caption]primavera[/caption]

O mesmo se passa na SAP, onde os clientes com contratos de manutenção válidos "podem aceder à solução nos mecanismos habituais de suporte".

Na PHC o modelo é semelhante, sem custos para quem tenha a versão actualizada das aplicações ou contratos de Vantagem Garantida PHC, mas Francisco Caselli, Director de Desenvolvimento da PHC Software, avisa que haverá clientes que poderão ter de proceder à actualização das suas aplicações de software.

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O contacto com o parceiro de implementação ou de assistência é aconselhado pela Microsoft aos clientes do Dynamics, embora Diogo Andrade, director desta área na Microsoft, admita que "as alterações na estrutura dos dados são simplificadas pela arquitectura do Microsoft Dynamics NAV, não se prevendo grande complexidade na execução da sua implementação".

A Infor aconselha os clientes a fazerem o pedido através do seu suporte (Infor 365), sendo garantindo a cada cliente o acesso à actualização desde que tenha o seu contrato de Suporte e Manutenção activo.

Vasco Cação, Manager da Indra, detalha porém que mesmo que as alterações não sejam cobradas aos clientes, "em alguns casos poderá ser necessário efectuar alguns serviços, como por exemplo: a realização de upgrade para a versão do software que estará certificada, já que as versões mais antigas não estão abrangidas pela certificação, a alteração de layouts nos documentos, entre outros".

A divulgação pública da informação e a proactividade das empresas e dos seus parceiros em informar os clientes sobre as mudanças estão a contribuir para que um número alargado de empresas já tenha conhecimento das mudanças exigidas. Mas é provável que nem todas as empresas com facturação acima de 250 mil euros estejam efectivamente preparadas a 1 de Janeiro.

A SAGE é uma das empresas que está a investir na divulgação da informação junto dos seus clientes, estando a decorrer um roadshow sobre o tema. "Temos um vasto conjunto de parceiros já preparados no terreno e acreditamos que, em conjunto com os nossos parceiros, será possível preparar todos os clientes para o dia 1 de Janeiro", adiantou ao TeK Vitor Pinho, Manager de R&D da empresa.

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Este responsável acredita que as empresas sentirão pouco impacto no dia-a-dia nas suas operações com as novas versões. "Monitorizamos o comportamento de vários clientes Beta Testers e estamos certos que a sua produtividade não é afectada por estas novas normas", explica Vitor Pinho, que alerta para o facto de ser "muito importante que as empresas iniciem já este processo e conheçam todas as alterações que podem afectar os seus procedimentos no tratamento documental".

Fátima Caçador

Nota da Redacção: a notícia foi actualizada para detalhar as excepções à aplicação das novas regras impostas ao software de facturação e assim clarificar a informação.