Já houve quem profetizasse o fim do email face a outras formas de comunicação mais imediatas, como o instant messaging e o SMS ou as redes sociais, mas a verdade é que o volume de mensagens trocadas continua a crescer a cada ano, e a roubar grande parte do tempo produtivo dos profissionais de várias áreas. E também dos jovens, a chamada Geração Y.

Abrir a caixa de correio e ver centenas de mensagens importantes por responder - misturadas ou não com spam - é uma das sensações mais inquietantes no início de um dia de trabalho, e o problema agora estende-se no tempo e no espaço com a leitura e "limpeza" do Inbox a partir dos telemóveis e tablets.

Segundo dados da Experian Marketing Services o volume de mensagens de correio eletrónico trocadas continua a crescer a dois dígitos e a percentagem de emails abertos em dispositivos móveis aumentou, rondando já metade do número de mensagens total.

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Em Portugal o nível de spam é semelhante ao que se sente a nível internacional, mas têm sido levantadas várias críticas quanto à falta de proteção das caixas de correio, especialmente por falta de legislação adequada. A Dognaedis, um spin-off da Universidade de Coimbra, apresentou no ano passado um estudo que focou a falta de proteção, e a Associação Portuguesa de Direito ao Consumidor apontava a falta de sucesso na criação de uma lista de endereços de email que deveriam ficar de fora das mensagens de correio eletrónico não solicitadas.

Os filtros de spam podem dar uma ajuda a reduzir o volume de mensagens, e há alguns truques que podem ser aplicados na Caixa de Entrada, mas que não resolvem totalmente o problema. Sobretudo quando as mensagens são mesmo dirigidas à sua pessoa e exigem resposta.

Um novo estudo da Universidade de Kingston, liderado pela psicóloga ocupacional Emma Russell identifica os principais erros na gestão do email que podem levar a repercussões negativas na saúde mental de utilizadores e dos seus colegas.

Entre as principais práticas identificadas estão as mensagens "ping pong" e o acompanhamento de recibos de leitura para cada email enviado, que aumentam o stress.

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Nos últimos anos registaram-se grandes mudanças na forma como os utilizadores gerem as suas caixas de correio, não só pelo crescimento do volume de mensagens mas também pela ligação permanente, em alto débito, que facilita o envio de anexos mais pesados.

A banda larga móvel e o aumento de funcionalidades nos telemóveis tem também garantido a gestão do email nos dispositivos móveis, mas complica o nível de stress de quem tem de responder ASAP (As Soon As Possible) a algumas mensagens.

"Muitos utilizadores ainda não adaptaram o seu comportamento àquilo que parece ser um fluxo constante de emails", justifica Emma Russell

Responder a emails a altas horas da noite pode parecer muito "profissional" mas também pode significar que o utilizador tem dificuldade em se desligar. E se estas práticas fizerem parte dos hábitos do chefe provocam ainda mais pressão aos colaboradores e membros de equipas que sentem ser necessário estar sempre "de serviço".

Alguns funcionários tornam-se tão obcecados pelo email que até relatam 'alertas fantasma', quando pensam que o telefone vibra ou emite uma notificação sonora pela chegada de um email, explica a autora do estudo que avaliou 28 utilizadores. Outros sentem a necessidade física de segurar no smartphone quando não estão na secretária para estarem "sempre em contacto".

O estudo aponta sete hábitos perigosos, que podem ter um impacto negativo na vida profissional:


  • Mensagens ping pong - emails constantes entre utilizadores, com respostas rápidas, que criam longas cadeias de mensagens
  • Mensagens fora de horas - obrigam toda a equipa a estar em prevenção permanente
  • Enviar emails dentro da empresa - substituindo o contacto pessoal por mensagens de correio eletrónico
  • Ignorar completamente os emails - No outro extremo dos hábitos negativos está a ignorância total dos fluxos de mensagens
  • Pedir recibos de leitura - O acompanhamento das notificações de abertura e leitura de emails acaba por gerar mais tráfego e stress
  • Responder imediatamente a um alerta de email - Não deixar "repousar" as mensagens acaba por não ser positivo.
  • Respostas automáticas - Estou fora do escritório em reunião, ou só volto daqui a algumas horas, é uma mensagem a evitar.

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    Os sistemas de email têm já assumido uma série de ferramentas que facilitam a gestão do fluxo constante de mensagens, com filtros e regras que ajudam a "arrumar" cada mensagem nas pastas certas, ou a reencaminhá-las para as pessoas mais indicadas.

    A organização da Caixa de Entrada por Assunto pode ser outra das estratégias a seguir, e as recomendações de especialistas apontam ainda outras recomendações, como a colocação do email em modo "offline" para resposta de mensagens fora do escritório, o que permite a normalização do fluxo de mensagens trocadas para horários de "expediente".

    Se sentir que está em risco perante alguns dos "pecados mortais" do email apontados pelo estudo britânico, veja algumas das recomendações para garantir uma gestão mais eficiente da caixa de correio, poupando horas de esforço inglório a si e a outros membros da sua equipa e mesmo a amigos e familiares.

    1. Assuma a liderança da sua caixa de correio - Faça um pequeno estudo e verifique quem são as principais fontes das suas mensagens e quais devem ser respondidas prioritariamente. Pode usar as regras presentes na maioria das aplicações para atribuir alertas, cores, ou redirecioná-las para pastas específicas. Sobretudo as subscrições de mailling lists.

    2. Dê prioridade ao que é verdadeiramente importante - Nem todas as mensagens têm de ser respondidas assim que chegam à caixa de correio. Estabeleça prioridades. Um conselho adicional para emails mais sensíveis: deixe as respostas a repousar antes de as enviar, sobretudo se forem mais intempestivas. Pode poupar alguns dissabores...

    3. Tire partido das funcionalidades offline - "Limpar" a caixa de entrada durante uma viagem pode ser bastante produtivo, mas a vantagem de responder a mensagens sem receber novos itens pode ser aproveitada também em situações normais, colocando o email em modo "offline".

    4. Não use o email como meio principal de comunicação - Há alguns temas que continuam a resolver-se melhor com uma conversa com os colegas da sala ao lado, ou simplesmente pegando no telefone. Sobretudo se já tiverem sido trocadas algumas mensagens sem sucesso na comunicação ou entendimento.

    5. Explore algumas ferramentas para evitar mensagens não desejadas - Alguns serviços podem evitar que continue a receber mensagens que não deseja, como o Unroll.me e o SaneBox.
    6. Estabeleça regras para a utilização do CC - Avalie se é necessário incluir os seus colegas em toda a corrente de emails trocados a propósito de vários temas. Se tiver regras que se apliquem a toda a equipa o volume de emails na Caixa de Entrada vai certamente diminuir.

    Estas são apenas algumas das recomendações mais relevantes, mas se na sua experiência tiver outros conselhos, não hesite em os partilhar com os leitores do TeK na caixa de comentários abaixo.

    Nota de redação: Sugestão TeK originalmente publicada a 20 de janeiro de 2014

    Escrito ao abrigo do novo Acordo Ortográfico

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