Ir de férias, mesmo que sejam umas “staycation” em casa, e ser constantemente incomodado por emails não é de todo um cenário ideal. Se está a planear uns dias fora do escritório e quer trazer um pouco mais de paz à sua caixa de correio pode programar Outlook ou o Gmail para enviar mensagens Out of Office de modo a alertar os seus contactos.

Se usa o Outlook, terá primeiro de escrever a sua mensagem, não esquecendo de indicar o período que não estará presente. De seguida, guarde o email como um “Modelo do Outlook”. Não precisa de indicar uma pasta específica, pois o programa vai guardá-lo automaticamente na pasta reservada para os modelos.

Para configurar o sistema, clique em “Regras”, na barra de ferramentas no topo do programa, e depois em “Gerir Regras e Alertas”. Ao selecionar “Nova Regra” vai ser levado para um painel de configuração. À primeira vista, o processo pode parecer um pouco complicado, mas é mais fácil do que se pensa.

Clique na galeria para saber como programar mensagens Out of Office no Outlook e Gmail

Depois de selecionar “Aplicar Regra nas mensagens recebidas” clique em seguinte. Em primeiro lugar, terá de estabelecer as condições que pretende verificar. Se, por exemplo, quer aplicá-la a todos os emails que recebe, escolha a opção “em que o meu nome está na caixa «Para»”.

Agora está na altura de usar o modelo de mensagem que guardou. Ao avançar da secção anterior, escolha “responde usando um modelo específico”. Para selecioná-lo, clique nas palavras sublinhadas a azul na caixa abaixo.

Se desejar, poderá estabelecer exceções à regra. A funcionalidade torna-se especialmente importante no caso dos emails automáticos que recebe, pois ao responder com uma mensagem Out of Office vai criar uma cadeia de emails quase infinita. Assim, é recomendável selecionar a opção “exceto se for uma mensagem automática”.

Por fim, necessita apenas de verificar se a opção “Ativar esta regra” está assinalada, clicar em “Concluir” e, de seguida em “Aplicar”. Quando regressar das férias poderá desativar a regra no painel de configuração ou até mesmo apagá-la.

Já se usa o Gmail, o processo torna-se ainda mais fácil. Ao clicar na roda dentada ao lado do seu ícone no canto superior direito, vai encontrar a opção “Ver todas as definições”. Ao descer pelo “Geral” verá uma seção dedicada às mensagens automáticas.

Assim que ativar a funcionalidade, precisa apenas de escrever a sua mensagem Out of Office, e programar a data de início e fim. Se preferir, poderá aplicar a regra apenas às mensagens dos seus contactos pessoais.

O How To TeK é uma nova rubrica do SAPO TeK que pretende ajudar todos os utilizadores em tarefas simples (mas que parecem complexas) na utilização de computadores e telemóveis. Se tiver sugestões de truques que quer ver esclarecidos envie um email para geral@tek.sapo.pt.

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