Por Mónica Gonçalves (*)

Em pleno processo de transformação, o mercado não está apenas mais competitivo. Está mais exigente, mais acelerado, mais revolucionário e mais seletivo. As empresas têm que ser diferenciadoras e centrar o seu raio de ação na eficiência e na eficácia, se quiserem estar na linha da frente. Para que isto aconteça, é necessário que todos os setores se envolvam, trabalhem e contribuam para o mesmo objetivo comum. Apesar de, teoricamente, este parecer um argumento lógico e simples, envolver todos os distintos departamentos de uma empresa num processo colaborativo e em perfeita sintonia pode revelar-se um verdadeiro desafio.

Uma política colaborativa permite uma comunicação eficiente, facilita e promove a partilha de informação e garante uma gestão mais eficiente das tarefas. Mas o seu sucesso está dependente da forma como a otimização dos processos é feita. A eficiência, a agilidade e a eficácia, alcançadas com a redução dos recursos necessários e a maximização dos resultados, têm que estar na lista de prioridades.

Existem algumas boas práticas que podem ajudar os gestores a organizarem e a orientarem a empresa para uma cultura colaborativa. Mesmo as empresas mais organizadas que apostam na formação e se regem pelas melhores práticas e políticas de gestão não conseguem garantir que os diferentes departamentos e unidades de negócio sigam todas as regras. Antes da fase da otimização, os gestores têm de identificar os processos em curso e perceber de que forma estão a ser trabalhados. Depois do levantamento, a empresa tem que analisar criteriosamente a sua realidade e reestruturar o que for preciso de acordo com os objetivos propostos.

A correta recolha, análise, organização e utilização dos dados é hoje em dia essencial para o sucesso das empresas. A organização e cruzamento da informação agiliza o trabalho dos vários departamentos, aumenta a produtividade, reduz o risco de erro e promove e eficiência e a inovação.

O recurso a soluções de gestão e a ferramentas digitais permite reduzir significativamente o tempo de organização e de acesso a toda esta informação. As ferramentas tecnológicas e os sistemas de gestão empresarial reduzem o tempo de cada processo, aceleram o processamento das informações, asseguram a otimização de processos tornando-os mais ágeis e eficientes, aumentam a produtividade e reduzem os custos e as margens de erro. As empresas devem por isso apostar na integração dos sistemas, na automatização de tarefas repetidas e em soluções simples. As soluções de planeamento, orçamentação e consolidação concedem às organizações uma vantagem competitiva na realização e controlo das suas atividades e na consolidação de contas.

Apesar das soluções tecnológicas serem cruciais para a correta otimização dos processos, a eficiência continua a estar muito dependente das equipas. A aposta no desenvolvimento do capital intelectual da empresa com workshops e formação vai aumentar as competências das equipas, o seu empenho e a sua produtividade. Alguns parceiros tecnológicos possuem serviços de formação que complementam as suas soluções e que permitem às equipas tirar o máximo proveito de todas as suas funcionalidades.

Neste contexto, a empresa deve ainda fomentar uma cultura de trabalho colaborativo junto das suas equipas, aproveitar todo o potencial do seu capital intelectual e garantir que os profissionais têm um local de trabalho adequado à partilha de ideias. A adoção de ferramentas colaborativas estimula a troca de ideias e a envolvência dos funcionários com a empresa, estimulando a inovação e a competitividade. Com uma política colaborativa em marcha e um sistema digital a suportar todos os procedimentos, a empresa torna-se mais ágil e ganha tempo que pode dedicar a outras áreas estratégicas essenciais para o sucesso do seu negócio.

Por fim, a otimização dos processos envolve um acompanhamento constante dos níveis de eficiência e eficácia, com a medição dos resultados alcançados. A empresa tem que perceber se a otimização dos processos está a melhorar o desempenho do seu negócio, criar indicadores de desempenho que permitam analisar os seus resultados ao longo do tempo, verificar as vantagens de cada implementação e criar parâmetros de análise que permitam apurar os ganhos e identificar as potenciais melhorias a implementar.

(*) EPM Unit Manager da GSTEP