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O disco rígido de um computador, ou servidor local, nem sempre são a melhor opção. Por isso, as soluções de alojamento em cloud têm atraído cada vez mais empresas que apostam nestes serviços para ter sempre à mão, e em qualquer lugar, os documentos que precisam no seu dia a dia.

Se juntar a isto a possibilidade de ter sempre as últimas versões de software, como todas as ferramentas do Office, é fácil perceber as vantagens de um serviço que trabalha 365 graus à volta da empresa.

Com este serviço, quando o disco rígido do computador começa a dar problemas, ou é roubado, tudo ficará como dantes.

Para aceder aos dados guardados na Cloud, basta abrir outro computador, ou tablet, ou smartphone, introduzir o seu nome de utilizador e password e tudo estava como sempre esteve. E fica com uma história para contar, com um sorriso nos lábios.

Apesar destes benefícios, algumas empresas ainda receiam ou desconhecem o verdadeiro potencial dessa coisa chamada “nuvem”.

A Cloud, além de permitir guardar a informação em segurança, deixando o disco rígido do computador sem os típicos avisos de disco cheio, e as consequentes lentidões a realizar determinadas tarefas, possibilita uma variada oferta de serviços como a partilha de programas (sem ter de os instalar no computador, se assim desejar).

A Microsoft apostou neste segmento, com o Office 365, e apresenta-se como um serviço completo que pretende dar resposta às necessidades das empresas. Além dos espaço de armazenamento ilimitado na cloud, que lhe permite guardar todos os seus documentos, fotos e videos, fornece todas as ferramentas necessárias, incluindo todos os programas do Office 2016 (Word, Excel, Power Point, OneNote).

 

Qual a diferença daquilo que já tem atualmente?

Para começar, deixa de precisar de instalar, se assim desejar, todos estes programas em cada um dos computadores dos colaboradores da empresa. Claro que, neste caso, se optar por aceder ao Word, por exemplo, sem o instalar no computador, tem de estar ligado à Internet para poder usar o programa.

Mas, em qualquer dos casos, nem sequer precisa de se preocupar com atualizações, pois estão asseguradas e sempre que aceder a qualquer um destes programas, estarão na versão mais recente lançada pela Microsoft.

Além disso, este serviço permite que os documentos sejam trabalhados em equipa com os aumentos de produtividade óbvios. Evitam-se os envios de ficheiros por email, descarregar para o PC (ou Mac) de quem os recebe, fazer anotações, voltar a  anexar, enviar de volta, também por email. Um processo que se repete as vezes necessárias, até o documento final estar concluído. Basta olhar para a pasta de documentos e confirmar quantas versões do mesmo documento tem guardadas, a ocupar espaço desnecessário no disco rígido.

Ao partilhar os ficheiros na cloud, os colaboradores podem ver, em tempo real, as alterações feitas pelos colegas de equipa. Concluindo em uma hora aquilo que, provavelmente, pode durar dias no método tradicional.

A integração do Skype nas aplicações Office Online é também uma das ferramentas que aposta na eficiência.  Permite enviar e receber mensagens instantâneas, partilhar o ecrã, e iniciar conferências de áudio ou vídeo, a partir dos próprios documentos. Se é daqueles que passa horas em reuniões e chega ao fim do dia com aquela sensação que não produziu nada, esta ferramenta ajudará a mudar isso. Os colaboradores interagem ao longo do dia sem necessidade de reuniões constantes para discutir “um pormenor”.

O novo Outlook 2016 também apresenta novidades uma vez que permite, por exemplo, a separação automática dos emails por prioridade. Além disso, desde que os ficheiros estejam alojados no OneDrive, pode anexar documentos com qualquer tamanho, evitando o tempo perdido com os zips e unzips.