Todo o conceito do Microsoft 365 está agora virado para a colaboração e para a optimização do trabalho de equipas, usando a inteligência artificial e as ferramentas de analítica para analisar dados, dar dicas e fazer a avaliação da produtividade dos colaboradores, da forma como gerem o email e as reuniões de trabalho.

Pode parecer assustador mas na verdade as novas ferramentas de trabalho foram desenhadas para permitir um melhor equilíbrio entre o trabalho e o lazer, e a possibilidade de trabalhar em qualquer parte do mundo, gerindo as reuniões e tarefas associadas às equipas sem os tradicionais “espartilhos” de um horário ou local fixo de trabalho.

A apresentação das novidades foi conduzida por Frank X. Shaw, vice presidente da área de comunicações da Microsoft, numa sessão dirigida a alguns jornalistas convidados, mas contou com o testemunho de Satya Nadella, CEO da Microsoft, que já confessou por várias vezes ser um fã do 365 e um heavy user.

Entre as novidades partilhadas, que incluem a criação de “eventos inteligentes” e aprofundamento da capacidade analítica, destaca-se o lançamento de uma versão gratuita do Microsoft Teams, a ferramenta de colaboração que foi lançada no ano passado para comunicação entre equipas, reuniões, telefonemas e ligação a várias aplicações, tudo num espaço de trabalho partilhado pela equipa. A partir de hoje o Teams fica disponível de forma gratuita em todo o mundo, suportando 40 línguas, incluindo o português.

A versão gratuita está já disponível para Windows 10 e em breve vai chegar ao iOS e à Web, mas quem quiser pode já começar a experimentar. O Microsoft Teams ultrapassa a concorrência do Slack, que tem vindo a ganhar adeptos, em vários aspectos, nomeadamente na robustez e na generosidade de suporte de utilizadores e mensagens.

A ferramenta da Microsoft permite a utilização por até 300 pessoas, com mensagens de chat ilimitadas e pesquisa, chamadas de áudio e vídeo integradas para pessoas e grupos, facilitando reuniões à distância. Tem ainda 10 GB de armazenamento de ficheiros para a equipa, mais 2 GB para cada pessoa e está integrado com o Office online mas também com o Adobe, Evernote e Trello.

Inteligência artificial para melhorar hábitos das equipas

“Os hábitos podem fazer ou quebrar uma equipa”. A frase foi usada por Naomi Moneypenny, gestora de produto da Microsoft, na apresentação as novas funcionalidades do 365 e especificamente o Microsoft Teams, e as áreas de analítica associadas à gestão de equipas.

Com base no Workplace analytics e a inteligência artificial, a Microsoft consegue avaliar os padrões de uso de email, a produtividade das equipas e das reuniões, e mesmo quantificar os custos destes comportamentos. A experiência com o Microsoft Graph coloca todos os dados agregados e partilha recomendações e sugestões usando o MyAnalytics.

Foi ainda adicionada a possibilidade de “avisos” com os nudges, baseados no MyAnalytics do Microsoft 365 que está integrado com o Outlook, alertando por exemplo para o facto de estar a enviar emails a colegas depois das horas de trabalho ou sugerindo que reserve um tempo para trabalhar de forma mais concentrada.

A ideia é ajudar a mudar hábitos, garantindo um melhor equilíbrio ente a vida profissional e pessoal e a gestão de tempo, mas pode parecer demasiado invasivo e até assustador, como se tivesse sempre o chefe a espreitar sobre o seu ombro.

O certo é que será algo a que todos terão de se habituar mais cedo ou mais tarde. à medida que recolhem mais informação os sistemas são também mais capazes de a interpretar e aplicar para gestão de tempo e da produtividade das equipas. Ainda ontem uma reportagem publicada pela Bloomberg dava conta de que a IBM já usa o Watson para gerir as equipas e até as sugestões de promoções.

A conferência Inspire 2018 é o principal evento da Microsoft para parceiros e reúne mais de 16 mil participantes em Las Vegas. O evento começa no dia 15 e estende-se ate 19 de julho.

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