Na despedida de 2022 e olhando já para um 2023 cheio de desafios pela frente, o trabalho híbrido parece ser uma tendência que veio para ficar definitivamente. Os profissionais continuam a organizar-se para trabalharem em qualquer local e a Google pretende ajudar através do seu sistema de ferramentas Workspace.

O Workspace Individual chegou recentemente a Portugal, e trata-se de um conjunto de aplicativos profissionais que pretendem ajudar os pequenos comerciantes ou prestadores de serviço a crescer, mesmo sem terem grandes orçamentos para investirem em soluções de gestão. Há agora novos recursos disponíveis, incluindo mais capacidade de espaço na Google Cloud, com todas as contas do serviço a serem atualizadas para 1 TB de armazenamento em cloud.

Para ajudar os utilizadores a ambientarem-se com as novas ferramentas de produtividade, sobretudo no contexto do trabalho híbrido, a Google partilhou algumas dicas úteis que pode adotar para se tornar mais eficiente e produtivo no trabalho através do Workspace.

Veja na galeria as oito dicas para o Workspace:

1 – Organize melhor a sua agenda

Para utilizadores com uma agenda sempre cheia, a Google aconselha a utilizador a funcionalidade de categorização por cores da Agenda, e dessa forma consegue ter uma noção visual onde está alocado o seu tempo. Pode atribuir nomes a cada etiqueta colorida e associar a eventos. Através da funcionalidade Time Insights poderá consultar o tempo em que esteve dedicada a cada entrada, sejam reuniões ou outras tarefas, podendo dessa forma gerir melhor quanto gasta em cada atividade.

2 – Estabeleça o local e horário de trabalho

O trabalho híbrido significa que tanto pode estar a trabalhar em casa, no escritório ou qualquer outro local que tenha definido. Muitas vezes é complicado agendar entregas com um estafeta ou mesmo fazer marcações para reuniões presenciais, quando está ausente. A Google incentiva os utilizadores a estabelecer horários Google Calendário, modificando para cada dia a hora de entrada e saída do expediente. Ao fazer essa definição, o calendário vai automaticamente recusar reuniões que tentem ser marcadas fora do seu horário e adapta a sua mensagem de ausência de forma inteligente em cada situação. Também pode definir o local de trabalho, para que os colegas saibam quando podem agendar uma reunião presencial.

3 – Mostre quando está disponível no Calendário

Apesar de uma agenda cheia, poderá reservar tempo para que possam ter reuniões com colegas, por exemplo. Pode bloquear algum tempo através da funcionalidade de horário disponível. O sistema funciona de forma semelhante às notificações de ausência temporária, neste caso vai registar quanto tem horários disponíveis para outros compromissos. Neste caso pode criar um endereço partilhável de web direto para o calendário, para que possa enviar para as pessoas que querem fazer uma marcação consigo. O agendamento de compromissos serve para o mesmo efeito, mas neste caso para entidades externas à sua empresa, de forma a partilhar a sua disponibilidade.

4 – Acompanhe as tarefas a fazer no calendário

Quando se tem muitas tarefas agendadas pode ser complexo seguir tudo o que tem a fazer, mas pode ativar a lista sempre à vista. Basta ativar a funcionalidade Tarefas no Calendário para acompanhar o que lhe falta fazer. E até pode acompanhar tarefas atrasadas e ajustar os agendamentos diretamente no Calendário, para que possa “picar” as tarefas diárias.

5 – 370 mails por abrir logo de manhã? Utilize os filtros de prioridades

Certas subscrições e serviços podem gerar diversos emails que não necessitam ser consultados de imediato. O problema é que estes podem misturar-se com aqueles que são verdadeiramente importantes de consultar e responder. Poderá dessa forma definir regras no Gmail para redirecionar os emails para pastas, sempre que chegam à sua caixa do correio. Pode utilizar filtros para direcionar para uma pasta a ser consultada mais tarde. Por exemplo, uma newsletter que receba deve ter certamente uma frase de alerta de cancelamento da mesma. Configure um filtro com “Tem as palavras: cancelar inscrição”. Pode também adicionar uma estrela aos emails que considere muito importantes para que se tornem uma prioridade.

6 – Use a composição inteligente para enviar emails mais rapidamente

Existem ferramentas simples, mas que podem ser muito eficazes no Gmail, e o sistema de composição inteligente e resposta inteligente são duas delas. A inteligência artificial da Google procura completar as frases do que pretende escrever, mediante o contexto da mensagem original. Sobretudo a nível de cumprimento ou despedida, o sistema sabe como o utilizador costuma fazer e sugere como composição. Além disso, pode utilizar ações de foco para silenciar emails da sua caixa de entrada que não sejam prioritários.

7 – Volte a assistir a uma reunião em indeferido

O Google Meet permite agora assistir a uma reunião que tenha perdido ou consultar a mesma em indeferido. A plataforma guarda o vídeo da reunião para que possa facilmente assistir, no caso de ter estado em viagem ou perdido a mesma por questões de fuso de horário.

8 – Crie documentos online e chame facilmente colaboradores

As ferramentas de produtividade da Google, como o Docs, permitem trabalhar em projetos com diversos colegas e colaboradores. Depois de iniciar um novo documento no Doc, pode escrever “@” para gerar uma lista de menções de pessoas ou conteúdos recomendados, tais como reuniões ou documentos relacionados. Os utilizadores podem ainda personalizar os seus documentos, usando modelos de tabela para inserir rapidamente blocos de construção para itens e outros conteúdos.