Há muitas dúvidas e incertezas sobre a forma como será implementada a nova legislação da fatura eletrónica, que entra em vigor a 1 de janeiro do próximo ano, obrigando a que toda a faturação à Administração Pública seja realizada em formato eletrónico, integrando os sistemas de ERP ou gestão da organização. E isso faz com que a maioria das empresas e das entidades não estejam preparadas para esta data.

Na prática esta é a concretização da desmaterialização das faturas, com benefícios que podem chegar a uma redução de 90% dos custos administrativos. Mas, para que seja implementada, é preciso que as entidades públicas comuniquem aos fornecedores os formatos de faturação que pretendem receber, de forma a que os fornecedores as acomodem junto dos seus sistemas de faturação. E isso está a acontecer?

“Há algumas Entidades Públicas que comunicaram os seus guias de implementação aos seus fornecedores e estão já a testar as comunicações com alguns destes. Mas a grande maioria ainda não publicou o necessário guia de implementação e como tal, mesmo que tenham já a plataforma tecnológica contratada não vão estar prontos em 1 de Janeiro”, admitiu Nuno Milagres, da Vortal, ao SAPO TEK.

Alguns fornecedores já estarão a receber cartas de entidades públicas a informar que a partir de 8 de Janeiro de 2019 só aceitam faturas eletrónicas de fornecedores e na maioria sem informar como se processa o envio eletrónico da fatura. Ainda assim, o responsável de marketing de produto e inovação da Vortal não acredita na possibilidade de existir um bloqueio generalizado na faturação.

Como habitual, há sectores que se mostram mais preparados, que neste caso são a grande distribuição e o setor da saúde, enquanto os mais atrasados “são as Entidades que sendo públicas têm também necessidade de faturar outras Entidades Públicas e como tal têm que adaptar-se a emitir e a receber faturas eletrónicas”, refere.

Soluções para diferentes necessidades

A empresa que gere a plataforma de contratação pública Vortal.biz está a trabalhar com a Indra numa parceria para a disponibilizar ferramentas que permitam cumprir as obrigações, realçando que existem soluções acessíveis e de “baixo investimento” que podem ser usados por todo o tipo de organizações.

“Para os fornecedores há várias soluções no mercado. Umas com uma abordagem que requer mais intervenção manual e outras mais integradas e automatizadas”, refere Nuno Milagres, indicando que na primeira abordagem, adequada a organizações com um baixo volume de faturação, a solução desenhada pela Vortal com a Indra começa nos 200 euros no primeiro ano e nos seguintes o custo e apenas o das faturas processadas. Para maior automatização “a solução integrada que permite desmaterializar o processo de faturação, a solução da VORTAL com a Indra começa dos 2.310€ no primeiro ano e nos seguintes o cliente terá apenas uma anualidade de 40€ relativa a manutenção de software”, indica.

“A Vortal e a Indra desenharam soluções e oferta que responde às necessidades de qualquer fornecedor do estado, desde o canalizador até a uma elétrica de maneira a que todos tenham resposta às suas necessidades”, afirma em entrevista ao SAPO TEK.

Apesar deste cenário de falta de preparação, a Vortal não antecipa atraso na implementação da legislação. “Como a faturação ocorre depois da celebração do contrato e a maioria dos contratos que já estarão em fase de ser objeto de faturação foram celebradas antes de 1 de Janeiro de 2019, não tendo, muito provavelmente, no Caderno de Encargos as instruções sobre a faturação eletrónica, não esperamos que o impacto seja imediato”, explica. No entanto, ressalva que em caso de existir algum contencioso entre as partes, a faturação eletrónica pode ser instrumentalizada para aumentar o mesmo, nomeadamente pelo não pagamento dos valores contratualizados ou pelo atraso nos pagamentos pela não validação/aceitação das faturas.

A possibilidade de um bloqueio generalizado de faturação parece estar afastada, até porque tratando-se de pagamentos e recebimentos não devem ser tomadas posições de força. “Os fornecedores têm, a partir de 1 de Janeiro, o direito de faturar eletronicamente as Entidades Públicas, mas o que recomendamos é que contactem os clientes e estabeleçam um objetivo comum para uma transição sem complicações”, adianta Nuno Milagres ao SAPO TEK.

A Vortal lembra porém que “basta que uma Entidade Pública esteja preparada para que todos os fornecedores da mesma tenham que passar a faturar dessa forma”. “Com isto dizemos que durante algum tempo os fornecedores vão faturar de várias formas: em papel, por via eletrónica (pdf assinado ou não), e eletronicamente (EDI). Daí existir uma data única para todos, de forma a evitar esta realidade de múltiplas formas de faturar”, justifica.

Durante algum tempo poderá haver tendência para “contornar” esta obrigatoriedade, mas não será pode muito tempo. “É uma questão de meses, tal como aconteceu com o Código dos Contratos Públicos em 2009. Depois das primeiras Entidades começarem a utilizar a fatura eletrónica e no processo forem esclarecendo os seus fornecedores, a adoção acelerará e tornar-se-á generalizada”, admite.

A Vortal e a Indra já realizaram uma sessão de esclarecimento ao mercado na semana passada e têm novas sessões previstas para janeiro, em Lisboa e no Porto.