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Com mais de oitenta pessoas dedicadas, a Xerox Global Services Portugal é a unidade responsável pelo Outsourcing de impressão do grupo, um negócio com crescimento acima dos targets definidos e um aumento do número de contratos ganhos a evoluir de forma sustentada.



O responsável local, Pedro Lima, falou com o TeK e explica que a redução de custos e o aumento da produtividade estão entre as principais metas das empresas que recorrem a este tipo de solução.



A unidade oferece um leque variado de serviços que vão desde a materialização e desmaterialização de documentos, passando pela criação de layouts para a impressão em massa de documentos personalizados, gestão documental tradicional, até ao outsourcing completo de serviços de impressão.



Dentro da oferta, os serviços que oferecem poupanças mais rápidas, garantindo um retorno rápido do investimento, são os que mais agradam às organizações portuguesas clientes da Xerox Global Services.



Lembrando que cada caso é um caso, Pedro Lima explica que o outsourcing de impressão pode permitir poupanças até 250 euros anuais por funcionário, um valor aliciante numa altura em que as empresas pensam cada vez mais numa optimização de custos que não penalize a vanguarda tecnológica.



TeK: Qual o perfil de cliente que procura os serviços de Outsourcing na área da impressão, em termos de dimensão e sectores de actividade?

Pedro Lima: A redução de custos e o aumento da produtividade possibilitados pelo Outsourcing de impressão são objectivos exequíveis em organizações de qualquer dimensão e sector de actividade. Naturalmente, quanto maiores são as organizações, maior o número de colaboradores de "escritório" e, mais processos intensivos de documentos existam, maiores serão as oportunidades de melhoria. Isto pode dever-se a vários factores: decisões de compra descentralizadas, gestão de múltiplos fornecedores, necessidades de impressão tratadas separadamente, desconhecimento dos custos totais com impressão etc.



TeK: Que tipo de serviços são mais contratados, dentro da vossa oferta?

P.L.: A oferta de produtos e serviços da Xerox é enorme, desde os tradicionais de materialização e desmaterialização de documentos, passando pela criação de layouts para a impressão em massa de documentos personalizados (marketing 1-to-1), a gestão documental tradicional, os serviços geridos de procurement de impressão de grandes volumes, até ao outsourcing completo de serviços de impressão. Todos estes serviços têm um ROI bastante agressivo, embora a aplicabilidade e o retorno do investimento nos serviços, em cada caso, dependa sobretudo do estado de maturidade do mercado e do negócio do próprio cliente. Internacionalmente já temos casos de clientes onde somos responsáveis, end-to-end, por tudo o que tenha a ver com produção e gestão de documentos, situações em que os savings proporcionados e o aumento da eficiência são maiores. Em Portugal, com algumas excepções, os serviços mais contratados são aqueles que têm quick-wins mais imediatos em termos de ROI, potenciando em simultâneo as situações de actualização tecnológica.



TeK: Quais as principais motivações dos clientes?

P.L.: As motivações variam de cliente para cliente, e porque não há dois clientes iguais, também não há duas soluções exactamente iguais. No entanto, as dimensões, qualidade, aumento da produtividade e a redução de custos são motivações quase omnipresentes e que os serviços no nosso portfólio endereçam.



TeK: A Xerox afirma ter a capacidade de gerar no cliente uma poupança de 250 euros ano por funcionário. Isto aplica-se a que tipo de organização?

P.L.: A poupança de até 250 euros, por ano, por funcionário "de escritório" é possível em qualquer organização. Embora este número seja validado por casos de implementação no terreno, funciona apenas como uma meta. O valor exacto varia de cliente para cliente, em função do seu grau interno de optimização e só é possível saber exactamente qual a poupança após uma fase de assessment inicial. O grande diferenciado da Xerox Global Services é a assinatura de um contrato com o cliente, que funciona como um compromisso face à poupança a atingir.



TeK: Que principais vantagens imediatas reconhecem os clientes na externalização dos serviços de impressão?

P.L.: As vantagens mais evidentes são a redução de custos, o aumento da produtividade e a actualização tecnológica, mas não são as únicas. A consolidação numa factura única, com o respectivo impacto na redução das tarefas burocráticas e administrativas; o aumento da qualidade de serviço; a disponibilização de maior número de funcionalidades, conjuntamente com o aumento da performance; e a libertação de recursos humanos de know-how especializado para tarefas de maior valor acrescentado.



TeK: Que recursos a Xerox tem alocados a esta área?

P.L.: A Xerox Global Services, direcção de serviços da Xerox, tem em Portugal mais de 80 pessoas alocadas a esta área. Internacionalmente, há mais de 15.000 pessoas dedicadas a este tipo de serviços.



TeK: Qual o peso deste negócio no universo Xerox Portugal?

P.L.: O peso da Xerox Global Services na Xerox Portugal é já bastante significativo para o negócio global da empresa e, de acordo com a estratégia delineada, a tendência é para que aumente cada vez mais.



TeK: Quais as expectativas de evolução para o resto do ano?

P.L.: Até à data o negócio tem estado a correr acima dos targets inicialmente estipulados, o que indicia um ano com bons resultados. O mercado está mais informado sobre as vantagens de avançar com os serviços, pelo que a taxa de crescimento de negócios ganhos tem vindo a subir de forma sustentada. Resta dizer que temos em carteira alguns negócios potenciais prestes a serem concluídos, e que poderão potenciar as expectativas de resultados que temos hoje.



Cristina A. Ferreira