Por Felicidade Ferreira (*)
A Automação Robótica de Processos, Robotic Process Automation ou RPA, está a transformar a forma como os departamentos de contabilidade e os Escritórios de Contabilidade trabalham, permitindo-lhes ter processos internos mais eficazes, de maior transparência, mais controlados e muito mais rápidos, eliminando o erro e a burocracia. É, de certa forma, a chegada dos robôs ao mundo da contabilidade.
A incorporação de novas tecnologias com vista à automatização de processos, como o RPA, já é uma realidade em muitas empresas e será a base de um novo paradigma que se irá massificar nos próximos anos. Com menos tempo dedicado a operações morosas, os profissionais da contabilidade passarão a posicionar-se como consultores de gestão indispensáveis para a orientar a tomada de decisões estratégicas nas organizações.
O que é o RPA?
Antes de mais, importa percebermos o que é realmente a automatização robótica dos processos ou RPA. Trata-se de uma tecnologia que imita a forma como os humanos interagem com o software para realizar tarefas repetitivas. A tecnologia RPA cria robôs digitais (bots) destinados a automatizar os processos empresariais, que conseguem entrar nas aplicações, introduzir dados, calcular e completar tarefas, e copiar dados entre aplicações.
Muitas empresas estão a recorrer ao RPA para racionalizar as operações empresariais e reduzir os custos. Através desta tecnologia, as empresas conseguem automatizar processos empresariais com base em regras definidas, permitindo aos utilizadores dedicar mais tempo a serviços de valor acrescentado.
Quando aplicado à contabilidade, o RPA permite automatizar desde as tarefas mais repetitivas, como o processamento de salários, até ao mais complexo dos processos, com recurso a bots, libertando os profissionais de um processo que até agora era demasiado time consuming e muito sujeito a erros, trazendo melhorias na produtividade das equipas e mantendo o rigor da informação. Geralmente, o RPA é utilizado em conjunto com outras tecnologias, como a Inteligência Artificial e Machine Learning.
Quais são os benefícios do RPA?
Graças à transformação digital e à automação de processos, em particular o setor da contabilidade consegue cada vez mais melhorar a eficácia das suas operações, libertando a equipa para tarefas de maior valor, como a análise de dados, planeamento estratégico, forecasting ou gestão de informação crítica para a tomada de decisões.
Maior produtividade a um menor custo
Os novos modelos organizacionais assentes na automatização de tarefas permitem aumentar a eficiência e a eficácia dos processos, o que se traduz numa maior produtividade a um menor custo, principalmente quando suportados por plataformas cloud. O facto de a automatização de processos retirar a execução de tarefas repetitivas pode ser um fator de motivação das equipas e, claro, o fio condutor para o aumento da produtividade. A possibilidade de alocar o potencial de cada recurso humano a ações e tarefas de maior relevância numa organização, retirando-os de tarefas monótonas, contribui para um maior envolvimento e empenho das equipas na evolução de uma organização.
Maior precisão e coerência da informação
Este é um dos maiores benefícios do RPA para as organizações. A automatização de tarefas leva a uma maior precisão e rigor dos dados, uma vez que a possibilidade de erro que resulta da introdução manual de dados é eliminada. Nesta situação, se eliminamos a intervenção humana, também contribuímos para melhoria da segurança da informação, dado que reduz as possíveis inconsistências entre os dados.
Mais tempo para operações de consultoria de negócio
A utilização de soluções RPA abre um leque de possibilidades de análise e exploração de dados que até há poucos anos não existia. Até agora, os contabilistas suportavam as suas decisões com base no passado e tinham de dedicar bastante tempo a pesquisar o que tinha acontecido e a rever passos dados anteriores. Com estas novas ferramentas digitais, é possível tomar decisões com base em análises preditivas fidedignas. Por outro lado, ao libertar-se das funções básicas de introdução de documentos, apuramento de impostos, reconciliações e outras operações, o contabilista passa a ter um papel de consultor financeiro dos seus clientes.
Contabilidade Digital e Colaborativa: um novo modelo de eficiência
É inevitável assumir que toda esta tecnologia e automatização tem impacto na atividade dos profissionais de contabilidade. A era digital chegou à Contabilidade e as novas plataformas digitais irão reforçar o papel do contabilista e dar-lhe o palco principal em matérias de consultoria de gestão e consultoria fiscal.
Estas ferramentas permitem automatizar tarefas rotineiras e sem valor, para que os profissionais possam colocar efetivamente todos os seus conhecimentos e competências ao serviço da gestão, porque a tecnologia trata da "papelada”.
O papel dos contabilistas está cada vez mais orientado para a consultoria de negócios e com o apoio das plataformas cloud, o contabilista passa a ter mais tempo para dar um apoio mais estratégico aos seus clientes, potenciando melhores resultados para ambos.
Profissionais mais valorizados e equipas de gestão com dados para decidir melhor
Atualmente já existem no mercado várias soluções dotadas desta tecnologia, que promovem um modelo de contabilidade mais ágil, que promove a celeridade dos processos, a produtividade das equipas e o rigor da informação. Hoje já não se justifica ter equipas alocadas a tarefas manuais de introdução de dados nos sistemas.
O RPA na contabilidade veio trazer uma nova realidade para estes profissionais, que finalmente podem colocar todo o seu know-how e expertise ao serviço da gestão. Este é um novo paradigma que traz vantagens para todos: os profissionais vêm valorizadas as suas competências e as equipas de gestão passam a contar com consultoria especializada que irá contribuir para uma gestão mais eficiente dos negócios.
A tecnologia já existe e os profissionais estão preparados. Cabe agora a cada organização saber socorrer-se dela para otimizar os seus resultados.
(*) SME & Mid-Market Manager PT no Grupo Primavera, A Cegid Company
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