Preservação do email nas organizações
Por Filipe Godinho (*)

O correio electrónico ocupa hoje um lugar nuclear nas organizações. Hoje em dia, é por este meio que a maior parte da informação crítica, para o negócio das empresas, é trocada. Por muito evoluídos que sejam os sistemas de informação das empresas, continua a existir uma grande quantidade de informação crítica nos sistemas de email, como por exemplo: a definição de condições comerciais, a aprovação de documentos, entre outros.

A facilidade com que se trocam emails provoca um crescimento, muito acelerado, do volume de informação nos sistemas de correio electrónico.

As organizações tendem a limitar este crescimento da informação, por uma questão de custos ou por dificuldade na sua gestão. Este constrangimento leva os utilizadores a colocarem muita dessa informação em discos locais ou outros suportes (como por exemplo: ficheiros pst), e a utilizarem sistemas de correio electrónico alternativos para troca de informação crítica (Gmail ou Hotmail, por exemplo).

[caption]Nome imagem[/caption]Este comportamento, comum na maioria das organizações, faz com que muita da informação crítica para o negócio esteja em suportes que não são controlados nem protegidos pela organização, pode ser perdida facilmente com baixa probabilidade de ser recuperada.

Qualquer Director de Tecnologias de Informação já se deparou com uma das seguintes situações:

  • Um computador portátil de um administrador foi furtado e neste equipamento estava um ficheiro 'pst' com informação de elevada confidencialidade;
  • Um colaborador da empresa saiu em conflito com a mesma e, antes de sair, apagou e-mails importantes para o funcionamento do seu departamento.

Como resolver o dilema: Deixar crescer a informação indefinidamente ou permitir a sua dispersão?

A solução passa pela utilização de sistemas de arquivo.

Os sistemas de arquivo possuem as seguintes vantagens:


  • Mantêm a informação sobre o controlo da organização, permitindo a sua recuperação e eliminação (muitas vezes negligenciado pelas organizações);
  • Permitir o acesso a toda a informação do correio electrónico das mais diversas formas. Por exemplo, utilizando um cliente de correio electrónico (por exemplo: Outlook), através de um acesso de internet (webmail) ou mesmo de um dispositivo móvel;
  • Manter os sistemas de produção em níveis de performance óptimos. A informação está sempre disponível, mas só a mais crítica é que se encontra nos sistemas de correio electrónico;
  • Facilitar a gestão dos sistemas de correio electrónico. A redução da informação nos sistemas produtivos permite uma gestão mais facilitada;
  • Simplificação da procura. Toda a informação arquivada é indexada, permitindo uma rápida procura da mesma: por palavra, por expressão, por data, etc.

As organizações deverão equacionar um sistema de arquivo para o seu sistema de correio electrónico, como meio de assegurar o controlo e o acesso à informação que circula nos seus sistemas.

(*)Senior Consultant da Capgemini Portugal

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