O início do novo ano é para muitos uma altura para alinhar prioridades e para começar a pôr em prática todas as resoluções anteriormente planeadas. Reforçar a produtividade e encontrar novas formas de organizar o trabalho está na sua lista de resoluções para 2024? Existem várias ferramentas com inteligência artificial que o podem ajudar. 

Aqui falamos de soluções que permitem estruturar tarefas de trabalho, organizar notas, incluindo das reuniões virtuais, ou até a caixa de correio eletrónico. Várias das ferramentas que lhe propomos funcionam quase como um “cérebro” adicional, para que possa dedicar mais tempo às atividades que realmente importam para si.

Clique nas imagens para ver 8 ferramentas com IA para organizar o trabalho em 2024

  • Taskade AI

A Taskade existe há já algum tempo, aliás, até falámos nela em 2020, durante o período de maior confinamento da pandemia, uma altura em que o teletrabalho exigia ferramentas capazes de ajudar a gerir as tarefas em equipa à distância.

Com o passar do tempo, a solução evoluiu, aproveitando a crescente popularidade da IA, e, no ano passado, surgiu uma nova versão ainda mais avançada que recorre a esta tecnologia.

De acordo com os criadores, a Taskade AI funciona como uma espécie de segundo cérebro, reunindo um conjunto de opções alimentadas por IA, neste caso tecnologia GPT, que permitem organizar o trabalho, planear tarefas e que até servem como ajudante de escrita para documentos.

É possível aceder à ferramenta gratuitamente, através das versões para desktop, mobile e browser da Taskade, se bem que com algumas limitações. Além do modo gratuito, a Taskade AI dispõe de vários planos pagos, entre opções para uso pessoal e empresarial, que dão acesso a funcionalidades mais avançadas, espaço mais mais utilizadores e mais capacidade de armazenamento na Cloud, com preços que começam nos 4 dólares por mês.

  • Rise

A Rise é uma ferramenta com um calendário inteligente concebido para o ajudar a agendar e otimizar as tarefas do trabalho ou de projetos pessoais. Em destaque estão funcionalidades que tratam do processo de organização automaticamente e que permitem, por exemplo, encontrar soluções para atividades que se sobrepõem.

Há também uma funcionalidade, que toma o nome FocusGuard, que permite “proteger” o tempo que deseja dedicar às tarefas que requerem uma maior concentração. A Rise está disponível para Windows, macOS e Linux, sendo possível descarregá-la a partir do seu website.

O seu modo gratuito é ideal para utilizadores únicos ou equipas de até cinco membros. A versão paga, mais orientada para equipas de maiores dimensões, tem um preço de 16 dólares por mês.

  • Reclaim.ai

Ainda no mundo das ferramentas com calendários inteligentes, a Reclaim.ai foi desenhada para equipas ocupadas, mas também pode ser útil para utilizadores individuais. Esta ferramenta de automação com IA permite encontrar a altura ideal para reuniões e tarefas do trabalho, mas também para pausas bem merecidas ou até para desenvolver hábitos mais saudáveis.

À semelhança da Rise, a Reclaim.ai também lhe dá a possibilidade de marcar blocos de tempos específicos para aquelas tarefas que exigem mais foco. A inclusão de IA ajuda também a trazer mais flexibilidade aos seus horários, permitindo ajustar automaticamente a agenda caso surjam imprevistos.

A Reclaim.ai funciona com o calendário da Google, mas também pode ser integrada numa variedade de outras plataformas, do Slack ao Zoom. A par do plano gratuito com algumas limitações, a ferramenta tem vários planos pagos, com preços a começarem nos 8 dólares.

  • SaneBox

Para muitos, a caixa de correio eletrónico costuma ser uma fonte de stress, sobretudo, o quão menos organizada estiver. Mas há ferramentas, como a SaneBox, que prometem trazer um pouco mais de “paz” ao email.

Segundo os criadores, a SaneBox funciona com qualquer conta de email. O seu sistema baseado em IA é capaz de identificar quais são as mensagens mais importantes, tendo em conta os seus hábitos, organizando automaticamente os emails.

Ao criar uma conta na SaneBox terá acesso a um teste gratuito de 14 dias. A partir desse período, se desejar continuar a usar a ferramenta, terá de assinar um dos planos pagos, com três modalidades diferentes para uma ou mais contas de email e com preços a começarem nos 7 dólares por mês.

  • Fireflies

Nem sempre é fácil tirar notas durante as reuniões. Mesmo que tenha a capacidade de registar os pontos mais importantes, sem organização, as notas vão-se acumulando e, no pior dos cenários, podem perder-se entre outras coisas menos relevantes.

A Fireflies usa IA para transcrever as reuniões virtuais, em plataformas como o Zoom ou o Google Meet. A empresa que a criou promete um nível de precisão de até 90% das transcrições e, além do suporte à língua inglesa, a Fireflies também “compreende” português, entre outros idiomas, em Beta.

A par das transcrições é também possível pedir à ferramenta para criar resumos das reuniões, através de um chatbot chamado Fred. Mas não é tudo: se não consegue ir a uma determinada reunião virtual, a ferramenta pode participar por si.

Esta solução conta com um modo gratuito, que tem transcrições e resumos limitados. As modalidades pagas “desbloqueiam” estes limites, com preços a começarem nos 10 dólares por mês.

  • MyMind

Precisa de um assistente pessoal digital que organize a informação presente em notas e que o ajude a recordar o que realmente importa? A MyMind é uma opção a considerar.

A ferramenta é descrita como um local online para tudo aquilo que lhe interessa, sem necessidade de se preocupar a organizar ou a colocar etiquetas: a “magia” da IA trata do trabalho por si.

Na MyMind é possível adicionar notas escritas, mas também imagens, vídeos e ligações para páginas online. Através de IA, a ferramenta analisa e categoriza o conteúdo para que o possa encontrar mais facilmente quando precisar.

A MyMind é paga, contando com várias modalidades com preços que começam nos 5,99 dólares por mês, e está disponível como extensão para o browser e app para macOS, iOS e Android.

  • TimeHero

As listas de tarefas são úteis, mas há sempre qualquer coisa que acaba por ficar esquecida. E se pudesse automatizar o planeamento de tarefas para aumentar a produtividade? É esta a proposta da TimeHero.

Além de o ajudar a gerir as tarefas que têm em mãos, a TimeHero planeia atividades futuras por si, tendo em conta a sua disponibilidade. Se os planos e prioridades mudarem, ou se completar tudo o que tem a fazer mais cedo do que o esperado, a ferramenta ajusta a sua agenda automaticamente.

A TimeHero está disponível para Windows e macOS, podendo ser integrada em várias plataformas. No que toca a preços, depois de um período gratuito de 7 dias, há três tipos de planos pagos por onde escolher, com preços a começarem nos 5 dólares por mês.

  • Fabric

A Fabric tem algumas parecenças com a MyMind, afirmando-se como um local online onde pode organizar as suas ideias e projetos, sejam individuais ou colaborativos, com espaço para ficheiros, imagens, links e notas.

Para que não fique “perdido” há um sistema de pesquisa que recorre a IA e, para os projetos colaborativos, a Fabric também permite criar coleções partilhadas.

Há também um assistente inteligente, chamado Fabric AI, que, à semelhança das apps para Android e iOS da ferramenta, está em modo “early access”. A Fabric está disponível como extensão para o browser, a partir da Chrome Web Store.