Por Hugo Sousa (*)

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A gestão da informação é, cada vez mais, um aspecto de extrema importância para a sobrevivência das organizações. Hoje em dia, a informação estruturada é recolhida, processada e gerida por aplicações específicas, tais como ERP, CRM...

Porém, muitas organizações ainda não tiram partido destas soluções, apesar de toda a documentação, desde simples documentos recebidos por um funcionário, a processos complexos tratados transversalmente, se constituir como o centro do conhecimento da organização, sem a qual não é possível tomar decisões acertadas.

A utilização dum sistema de gestão documental permite o registo informático de toda a documentação existente na organização, desde documentos originais recebidos em papel, faxes, correios electrónicos, até os documentos produzidos nas estações de trabalho de cada utilizador ou nos sistemas centrais. Toda a informação pode ser classificada e disponibilizada num sistema de gestão documental central, acessível a todos, de acordo com as permissões definidas para cada utilizador.

A classificação inclui geralmente um conjunto de meta-dados, como um identificador único, uma data de registo, assunto, entidade e qualquer tipo de descritores adicionais inerentes ao negócio de cada organização. No sistema é ainda possível organizar os documentos em pastas electrónicas.

Na prática, quanto mais informação for introduzida, mais fácil será, posteriormente, a pesquisa do documento.

O acesso à informação deve estar disponível em qualquer estação de trabalho da organização, mas, tendo em conta o contexto e necessidade de mobilidade dos utilizadores, deve-se ainda prever a consulta de informação via dispositivos móveis, tais como tablets ou smartphones.

Um sistema de gestão documental deve permitir a distribuição de documentos pelos serviços, de forma a ser possível enviar documentos livremente, de forma flexível, assim como proceder ao seu despacho/parecer. Por sua vez, um componente de wokflow integrado permite aumentar a produtividade dos funcionários. O levantamento e implementação dos respectivos fluxos de trabalho permite automatizar o tratamento dos processos na organização. O sistema tem neste caso por objectivo atribuir as actividades/documentos aos intervenientes mais apropriados, na altura certa, evitando tarefas desadequadas ou desnecessárias no tratamento do processo.

Neste contexto, a possibilidade de assinar digitalmente qualquer documento ou despacho é fundamental para garantir que toda a informação existente no sistema se encontra em conformidade com os requisitos legais. A generalização do Cartão de Cidadão é, actualmente, o meio mais simples de cumprir com este requisito.

A implementação de um sistema de gestão documental deve ser sempre encarada como um projecto estruturante da organização, incluindo todas as fases habituais; levantamento, implementação, instalação, configuração, formação e apoio aos utilizadores.

Adicionalmente, o sistema de gestão documental deve assentar em tecnologia standard, de forma a garantir que os requisitos futuros, assim como as necessidades de integração com as outras aplicações existentes, sejam de fácil implementação.

Existem vários indicadores que podem ser utilizados para a análise das vantagens inerentes à implementação da gestão documental. Alguns podem ser utilizados para uma monitorização contínua dos processos. Podemos referir alguns benefícios, tais como:

  • o tempo médio de tratamento por tipo de processo;
  • o número de processos tratados por dia, pela organização;
  • o tempo de resposta tanto a solicitações internas como externas;
  • contabilização de determinados consumíveis (papel, pastas, toner das fotocópias...);
  • contabilização de recursos, associados ao arquivo, espaço físico, dossiers...


Porém, existem ainda outros aspectos que podem ser analisados a fim de determinar se a gestão documental permitiu melhorar a imagem da organização. Isto é possível, por exemplo, através de inquéritos de satisfação junto de clientes da organização.

Numa organização do século XXI, a gestão documental é uma peça-chave para a normalização do suporte documental, traduzindo-se em vantagens competitivas ao nível da melhoria de processos, aumentando a integração e simultaneamente, reduzindo custos.

(*) da GFI

Escrito ao abrigo do novo Acordo Ortográfico