Por João Pires *

 

Utilizado inicialmente na indústria japonesa, o Pensamento Lean combinava as vantagens de uma produção artesanal e em massa, evitando assim a inflexibilidade da produção em massa e os elevados custos da produção artesanal. Transpondo o Pensamento Lean para as Tecnologias de Informação (TI), a utilização do mesmo tem como objetivo evitar o desperdício daquele que é um dos bens mais preciosos da consultoria – o tempo.

Quando se trabalha em equipa temos necessidade de distribuir tarefas entre os vários elementos para que seja minimizado o desperdício de tempo. Para que este seja ao máximo minimizado "dizem" as regras do Pensamento Lean em TI, ou Lean IT, que as tarefas devem ser planeadas num espaço temporal curto para que o seu acompanhamento possa ser feito mais assertivamente. O planeamento/divisão das tarefas deverá ser feito de maneira a que possa ser quantificado o progresso das mesmas. É uma boa prática para ser efetuada numa reunião de equipa, pelo menos, semanalmente para se discutir o estado do projeto, devendo ser analisados eventuais atrasos ou dificuldades que existam para que possam ser o mais rapidamente solucionados e assim não comprometer os prazos estipulados do projeto.

O Lean IT pode ser utilizado em projetos fechados ou em projetos de equipas de manutenção. Num ambiente de projeto com um âmbito fechado em que há apenas um objetivo, à exceção das alterações ao âmbito do projeto, não podem existir ao longo do mesmo, tarefas que substituam as previamente planeadas. Assim, em projetos de âmbito fechado considero que faz sentido que seja utilizado o Lean IT, uma vez que as tarefas estão definidas desde o início do mesmo, sendo assim possível perceber se o projeto está a evoluir favoravelmente ou se existem condicionantes que estão a atrasar o mesmo.

Num projeto de manutenção o mesmo não se aplica de uma forma tão simples, uma vez que existem sempre tarefas que podem ser sobrepostas sobre o que estava previamente planeado. Por exemplo tarefas de apoio a produção ou apoio ao sponsor do projeto. Nestes casos é usual que existam tarefas que não estejam planeadas e que assim acabem por influenciar negativamente o desempenho da equipa para terminar o que foi proposto.

É, desta forma, relevante que de acordo com o âmbito do projeto se avalie se o uso do Lean IT será proveitoso ou se será apenas mais um contratempo para o desenrolar do projeto.

 

*Consultor da área de Business Analytics da Mind Source