Por Margarida Almeida (*)

O mundo dos negócios não faria sentido sem o capital humano envolvido, e por isso o processo de orçamentação de recursos humanos não deve ser descuidado.

A sua elaboração é complexa e requer um estudo prévio de fatores primários e secundários, nomeadamente custos de contratação, vencimentos, indemnizações, seguros, formação, progressão de carreira, ajudas de custo, prémios, atualizações salariais…

Adicionalmente, os indicadores associados a cada rubrica podem variar entre departamentos, filiais e/ou áreas geográficas onde a empresa opere.

O planeamento e controlo de custos com pessoal em grandes empresas, exige elevados níveis de literacia financeira e múltiplos intervenientes envolvidos ao longo do processo e, não raras vezes, a confidencialidade da informação fica comprometida, dada a necessidade de partilha de e-mails, folhas de Excel e outros documentos. O esforço e tempo envolvidos, muitas vezes não viabilizam a preparação de múltiplos cenários preditivos e pressupostos.

Ao finalizar todo o processo, continuam a existir questões por responder: “Que impacto financeiro teria a contratação de 20 novos colaboradores no 2º trimestre do próximo ano?”; “E se considerarmos uma atualização salarial de 5% transversal ao departamento de IT?”; “Devemos contratar estagiários e investir em formação, ou contratar recursos experientes?”.

A simplificação dos processos permite a flexibilização da análise e com uma solução de planeamento de recursos humanos, passa a ser possível integrar várias fontes de dados, métricas e regras de cálculo. São criados automatismos que reduzem os ciclos de orçamentação e melhoram o rigor das previsões, através da introdução de dados numa plataforma única, que pode ser integrada com produtos Microsoft Office compatíveis, reduzindo assim a curva de aprendizagem e tornando possível a resposta a questões objetivas frequentemente colocadas por diretores de recursos humanos e outros quadros superiores.

Monitorizar as despesas com pessoal em tempo real e efetuar projeções a curto, médio ou longo prazo, permite aos decisores efetuar um planeamento estratégico e operacional de forma mais robusta e eficiente. Desta forma, os dados financeiros associados a cada colaborador são visualizados numa versão única e o intervalo temporal entre a atualização do plano e a atualização dos relatórios gerados diminui drasticamente, possibilitando a eficiência do ciclo de orçamentação e planeamento de Recursos Humanos, elaborados outrora em Excel.

Garantindo o controlo e automatização dos processos, o orçamento de custos com pessoal torna-se mais acessível, integrado, interativo e seguro, facilitando a tomada de decisão e possibilitando uma gestão eficaz e consolidação de custos.

(*) Consultora de EPM da empresa Gstep