A nova versão do software de gestão documental Alfresco foi o pretexto para colocar algumas questões a Paulo Moniz, director de desenvolvimento e projectos da Primesoft, um dos parceiros com mais experiência de implementação em Portugal, que colecciona integradores um conjunto significativo de projectos também na Administração Pública.

A adesão crescente a este software open source e as barreiras que ainda se encontram nas empresas estiveram também em foco nesta pequena entrevista, realizada por email.

TeK: Está disponível uma nova versão do software Alfresco. Quais são as novidades que caracterizam a nova versão?

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Paulo Moniz: A nova versão do Alfresco Enterprise 3.3 encontra-se já disponível no mercado português, oferecendo uma plataforma para construção e implementação de soluções de gestão documental, conteúdos e workflow a nível corporativo.
Esta nova versão oferece um conjunto de novidades que se caracterizam pelos seguintes e benefícios:
- Gestão de Documentos - Os utilizadores do Alfresco Share podem agora percorrer e aceder a qualquer conteúdo que seja gerido pelo Alfresco independentemente do seu tipo, formato ou localização. O Alfresco Share 3.3 oferece um interface para aceder a todos os componentes core da aplicação - Document Management, Collaboration, Email Archive and Records Management.

- Gestão de Perfis - Os utilizadores do Alfresco Share podem aceder, configurar e modificar as permissões de acesso de qualquer conteúdo gerido pelo Alfresco.

- Regras e Acções - Foi adicionado um novo ambiente de Regras e Acções permitindo os utilizadores definir acções automatizadas em função de Regras configuradas. Novo na versão 3.3 é a possibilidade de definir uma livraria de regras interligando-as com qualquer espaço para execução automática. Esta nova aproximação permite uma gestão muito mais facilitada das regras. Estas podem ser definidas uma vez e utilizadas múltiplas vezes, com actualizações a serem efectuadas de cada vez que a regra é referenciada.

- Listas de Colaboração - Uma nova funcionalidade permite que os clientes definam e utilizem Datalists. Estas listas podem ser utilizadas para vários propósitos: (i.e. listas de tarefas, listas de itens, listas de eventos, listas de locais, etc.). O sistema oferece já um conjunto de listas modelo, mas estas podem ser alteradas para suportarem outras listas de projectos / colaborações. Os utilizadores podem criar novas listas, definir novos itens, organizar listas e ligar conteúdos com itens de listas.

- Pesquisa ao estilo do Google - Esta nova versão oferece novas e avançadas funcionalidades de pesquisa possibilitando aos utilizadores utilizar operadores 'Google Like' para pesquisarem e encontrarem conteúdos. Estes operadores incluem Texto (texto:"alfresco faq"), Tipo ('TYPE:"cm-content"), Propriedades (modifier:fred), Boolean (AND, OR, NOT), Data (created:["2009-01-01"]), Intervalo de Datas (created:["2009-01-01" TO "2009-12-31"], e Hoje/Agora.

- Editor web do Alfresco - O Alfresco 3.3 oferece capacidades de edição In-Context para conteúdos armazenados e geridos pelo Alfresco. Esta nova funcionalidade permite a que autores de conteúdos, sem necessidade competências técnicas, possam editar o conteúdo directamente de uma página Web, dispensando a necessidade de entender a estrutura subjacente do site Web. Oferecido como uma framework extra, a Web Editor Framework (WEF) pode ser estendida para adicionar outros controlos.

- Nova API - Um novo serviço API pode ser utilizado para replicar e instalar conteúdos e associar informação entre plataformas de conteúdos. Oferece às organizações uma forma de desenvolverem conteúdos utilizando um sistema e instalar esse conteúdo for a do firewall, na web e mesmo na cloud.

- Suporte CMIS 1.0 - Esta nova versão é a primeira solução a suportar CMIS Enterprise Content Management. Inclui o suporte completo para CMIS 1.0 spec.

- Integração IBM Lotus - Integração entre Alfresco e os produtos IBM Lotus (Quickr, Connections, e Notes)

- Microsoft Outlook - Uma nova integração com o Microsoft Outlook permite aos utilizadores criarem um novo espaço para agendamentos a partir do Outlook (Meeting Workspace). Os utilizadores podem agora utilizar o espaço de agendamentos para acederem a conteúdos relacionados com os agendamentos (minutos, relatórios, listas de acções), tópicos de discussões, listas de dados de projectos, …

- Drupal - A integração Drupal e Alfresco oferece às organizações os serviços de gestão de conteúdos combinados com o poder da plataforma de publicação Drupal.

TeK: De acordo com a informação que me foi passada, a Primesoft tem com este software diversos projectos na Administração Pública Central e Local. Quais as principais mudanças que estão a acontecer neste universo? Como está a ser feita a modernização das estruturas locais e que "marcos" (em termos de eficiências, por exemplo) se têm atingido?
P.M.:
Na administração local não temos, ainda, projectos com Alfresco. Em Espanha existem vários exemplos bem significativos e marcantes, nomeadamente a Junta da Andaluzia e da Extremadura.

Actualmente os principais projectos em Portugal, com Alfresco Enterprise Network, são: a Marinha Portuguesa e o Ministério do Trabalho e da Segurança Social.
Sabemos que existem alguns projectos com a utilização do Alfresco Community que é uma versão de laboratório não suportada pela Alfresco. Como não apresenta custos é uma opção para quem queira arriscar. Não são da nossa responsabilidade e não recomendamos a sua utilização.
Em termos de panorama nacional podemos considerar que existe uma crescente visibilidade e apetência pela solução Alfresco. Por parte da administração pública central e local possuímos alguns projectos-piloto em fase de conclusão. Desta forma facilitamos a rápida e mais correcta percepção da real validade da solução a implementar, com o menor risco e custo associado.
Os principais ganhos percebidos tem a ver com a redução dos custos e um maior controlo associado à execução de processos de negócio como por exemplo, processos de tramitação de documentos com complexos circuitos burocráticos e que envolvem vários intervenientes. O sistema facilita o controlo, a gestão de tempo e a facilidade de pesquisa dos diversos documentos envolvidos. Facilita-se a organização dos serviços, poupa-se tempo, trabalho e liberta-se recursos para outras tarefas mais importantes.

TeK: Há algum projecto concreto que possa referir, com dados relativos às eficiências geradas pela implementação do software de gestão?
P.M.:
Gostaria de referir um simples processo de gestão da aprovação de facturas, que faz parte de um projecto mais amplo. Só neste processo a empresa recuperou o investimento em menos de 6 meses.
O processo implementado permite que as facturas de fornecedores sejam digitalizadas, processadas com OCR, que permite identificar os dados de cada factura, origem, data, fornecedor, verifica a ordem de compra, verifica se os cálculos dos totais e do IVA estão correctos, etc. Posteriormente, após a validação e verificação de cada factura os dados são integrados automaticamente no ERP da empresa.
O resultado obtido permite executar a tarefa normalmente desempenhada por 3 colaboradores, durante um dia de trabalho, em cerca de 2 a 3 horas. O melhor mesmo é que esta empresa passou a garantir todos os descontos financeiros obtidos pelo pagamento atempado das facturas. Durante a fase piloto verificamos que o desconto obtido de uma das facturas, processada desta forma, ajudou a pagar 60% do projecto.

TeK: Existem resistências dos clientes pelo facto deste ser um produto open source?
P.M.:
Ainda existe alguma resistência apesar de se ter verificado uma extraordinária evolução. Essas reservas são rebatidas com os vários exemplos de empresas "sonantes" que adoptaram já esta tecnologia.
Actualmente não existe qualquer dúvida que o Alfresco é um produto open-source com todas as garantias de robustez, fiabilidade e qualidade com qualquer solução corporativa.
Algumas das empresas que o adoptaram estão referenciadas no site http://www.alfresco.com/customers/ : Nasa, Força Aérea de França, Activision, Cisco, Cidade de Lausane, Federal Supreme Court da Suiça, FOX, Harvard Business School Publishing, KLM, La Poste, …
Por outro lado, os serviços disponibilizados pela Primesoft permitem ganhar credibilidade junto do mercado, assegurando que os serviços técnicos especializados são garante da qualidade técnica das implementações efectuadas.
Hoje a Primesoft é reconhecida como a empresa nacional com maior experiência em implementações Alfresco sendo requisitada para serviços em projectos de outros parceiros.

Curiosamente o que por vezes ainda encontramos é uma falsa noção de que o open-source é sinónimo de freeware. A vantagem financeira do Alfresco, enquanto open-source, é não existir investimento em licenciamento, ao qual acresce, nas soluções comerciais, o custo de manutenção anual.

No Alfresco o que existe é somente um reduzido investimento em Suporte e Manutenção anual, que garante o acesso às versões de actualização do software e aos serviços de apoio à boa utilização do mesmo.