Como acontece em muitas outras vertentes do funcionamento das empresas no relacionamento com os seus colaboradores, o chamado “onboarding” foi obrigado a mudar com a pandemia: se o distanciamento social impôs novas formas de trabalhar, também levou a recrutar e “integrar” de forma diferente.

Entretanto, as necessidades de contratação não pararam, aumentando até em alguns casos, e as tecnológicas continuam à procura de talento para dar resposta aos diferentes projetos que têm curso.

Desde que a pandemia começou que na Abaco Consulting as entrevistas passaram a ser à distância, assim como a validação de referências, pesquisa, seleção e triagem de candidatos.

“O teletrabalho manteve-se, mas a necessidade de integrar novos talentos nas organizações continua e, por isso, é inevitável tornar os processos de recrutamento e acolhimento, digitais”, refere Ângela Santos, da Abaco Consulting

A Board Member responsável pelo Desenvolvimento de Capital Humano considera que a tecnologia se transformou numa ferramenta essencial na gestão dos processos de contratações. “Tornou-os mais eficientes, aumentando assim a probabilidade de encontrar o candidato ideal para uma determinada oferta de emprego, com base nos seus próprios valores”.

Entrevistas de emprego, mas também as reuniões, formações e momentos lúdicos internos que fazem parte do programa de integração na função e na cultura da empresa são feitos em modo remoto na PHC Software. “Com as novas instalações também estamos a preparar a próxima fase, revendo todo o programa de onboarding para proporcionar a melhor experiência possível aos novos colaboradores”, explica Luís Antunes, Diretor de RH. “Sabemos que não existem segundas oportunidades para causar boas impressões, e levamos isso muito a sério. O programa que estamos a estruturar tem, no primeiro mês, mais de vinte momentos distintos e prepara devidamente as pessoas para o melhor desempenho e bem-estar na empresa”, garante.

A Altice Portugal considera que o atual cenário de saúde pública impôs às empresas novas estratégias, novos métodos de trabalho, ferramentas e funcionalidades. “Houve, sem dúvida, uma total mudança de paradigma na cultura organizacional com impacto no recrutamento de recursos humanos”.

Trata-se de uma “verdadeira revolução digital” agora implementada em todas as etapas do processo de recrutamento, “desde o levantamento de perfis, a triagem curricular, as entrevistas, assim como no acolhimento dos novos colaboradores, com 90% de todo o processo a ser assegurado de forma digital”. Apesar de fisicamente distantes, “estamos digitalmente mais próximos”, remata a operadora de telecomunicações.

“A forma como, hoje, são conduzidos os processos de recrutamento proporciona uma melhor experiência aos candidatos, tendo vindo a registar-se um aumento na partilha de feedback e do número de interações entre o candidato e o recrutador”, aponta fonte oficial da Altice Portugal

Dentro da Microsoft Portugal os processos de recrutamento têm decorrido “de forma contínua e com naturalidade”, afirma Clara Celestino, Human Resources Lead. “Através do Microsoft Teams, conseguimos adaptar os vários passos do processo de recrutamento em processos totalmente digitais e de colaboração remota”, garante.

Candidato escolhido, integração necessária

Caracterizada pela proximidade, a importante fase de acolhimento, em que se conhecem os novos colegas e se assimila a cultura e o ambiente do novo local de trabalho, passou de física a virtual e agora também é feita de forma remota.

 “Se já era difícil anteriormente, com a realidade do trabalho à distância, passou a ser crítico. Não nos podemos esquecer que é fundamental que estes novos talentos assimilem, desde a sua entrada, o que é a cultura da empresa e se integrem nela”, sublinha Ângela Santos, da Abaco Consulting

Na Glintt admite-se que o projeto mais desafiante em termos de gestão dos RH foi mesmo a adaptação do programa de onboarding, uma vez que a empresa manteve muitas das posições em aberto e, nos últimos meses, até teve mais necessidades de recrutamento. “Por norma, o nosso processo de onboarding começa logo quando o candidato aceita a proposta da Glintt e aqui é essencial que haja uma comunicação transparente, ainda mais nesta fase de pandemia”, refere Inês Pinto, RH Business Partner.

Uma das fases consideradas fundamentais para a integração de novos colaboradores é a atribuição de um buddy que os acompanha no primeiro ano na empresa, assim como o acolhimento pela equipa de Recursos Humanos – apresentação institucional da empresa, apresentação de modelos e políticas internas e integração on job com a área que o colaborador vai integrar, explicou a responsável.

O que era feito presencialmente na SAP Portugal, como as sessões com o Departamento de Recursos Humanos, sessões de apresentação de equipa ou formação técnica, decorre agora de forma virtual. “Tal não invalida, pelo contrário, um acompanhamento próximo por parte das respetivas chefias e do Departamento de Recursos Humanos”, garante Patrícia Cristóvão, Diretora de Recursos Humanos. Nesse sentido, são feitas sessões de follow-up com estes novos colaboradores passado um mês após a sua entrada na SAP, bem como ao fim de três e seis meses. “Verifica-se que os recém-licenciados que ingressam na empresa têm um ainda maior acompanhamento por parte dos diversos intervenientes, os quais demonstram sempre uma grande disponibilidade para apoiar as novas gerações em tudo o que for necessário para o seu sucesso profissional”.

Na Axians o processo de onboarding também se adaptou aos tempos vividos e, desde março de 2020, que é feito à distância. “Realizámos duas Academias para recém-licenciados em 2020, sendo que a de julho foi feita de forma híbrida com a integração numa sessão presencial, com todos os cuidados de saúde necessários, de coaching, em que tanto chefias como os jovens recrutados se puderam conhecer pessoalmente”, explica Fernando Rodrigues, Managing Director na Axians Portugal. À exceção desse momento “entre vagas COVID” as sessões de boas-vindas à empresa realizam-se digitalmente.

Para compensar, a Axians promove meetups informais virtuais mais frequentes, “para que a distância física não se sinta tanto e que a integração seja o mais eficaz possível, uma vez que no seio da equipa os colegas apenas se conhecem num contexto digital”.

Sem surpresas, a BI4ALL está igualmente entre o conjunto de empresas que teve de adaptar o onboarding de novas pessoas à nova realidade. A estratégia passa por manter uma comunicação clara e promover a proximidade com as equipas, de forma a facilitar a integração.

“A BI4ALL sempre foi uma empresa de pessoas para pessoas e, por isso, tem sido mais fácil manter as pessoas envolvidas, comprometidas e motivadas pelo que a integração de novos elementos acaba por ser mais facilitada num ambiente próximo e familiar como o nosso”, aponta José Oliveira, CEO. A empresa diz continuar a investir numa cultura orientada para as pessoas e na constante aposta na formação e qualificação dos seus colaboradores.

Na everis procura-se assegurar um acompanhamento muito próximo dos colaboradores e acelerar a sua aculturação à empresa e às pessoas através do contacto muito regular com a equipa, de formações adequadas, da figura do buddy, que acompanha o colaborador no seu processo de integração, ou das condições tecnológicas, quer em termos de dispositivos, quer em termos de ferramentas de colaboração, bem como da integração em equipas e projetos estimulantes, adequados ao perfil de cada um.

"As circunstâncias levaram-nos a rever o processo de recrutamento e onboarding, mas estamos convencidos de que oferecemos atualmente uma experiência remota igualmente impactante”, diz fonte everis

Integrar novos colaboradores num contexto remoto acrescenta novos desafios, considera a Vodafone Portugal. “Nesta realidade e não havendo possibilidade de proximidade física à equipa e aos colegas da empresa, redesenhamos o onboarding para proporcionar uma experiência online de excelência ao novo colaborador, em que a proximidade às pessoas é assegurada”, afirma fonte oficial.

Um novo colaborador que se junte à Vodafone recebe os equipamentos em sua casa e uma welcome call do manager que partilha os primeiros momentos de acolhimento e integração na Vodafone. No seu primeiro dia de trabalho, tem acesso a informação relevante da organização, através do Guia do Onboarding.

Já numa “Welcome Meeting” com os Recursos Humanos é feita a introdução à organização e partilhado o plano de onboarding. Nesta sessão de primeiro dia, o colaborador tem ainda a possibilidade de conhecer outros colegas que entraram em igual contexto e assim criar uma rede de partilha de experiência e de suporte, explica a Vodafone.

Nos primeiros dois meses, o novo colaborador é ainda convidado a participar durante uma semana nas “Induction Sessions” - sessões de indução virtuais, dedicadas aos mais diversos temas e facilitados por profissionais da Vodafone. Para garantir que há um acompanhamento nos primeiros meses, existe ainda a figura de “buddy”, destinada a apoiar o novo colaborador desde o primeiro dia no seu percurso na Vodafone, facilitando a sua integração.

O papel da chefia, do buddy e da equipa é absolutamente critica para assegurar a melhor experiência, refere fonte oficial da Vodafone Portugal

A GMV também envia todo o material e equipamento para a morada do novo colaborador e no dia de entrada prepara uma reunião de boas vindas e apresentação da empresa e das políticas por Teams seguida por uma reunião de apresentação com os seus responsáveis e equipas, revela Marta Vilar, Head of Talent Development/ People Strategy & Culture Team. Todo o processo de acolhimento é precedido do envio prévio de variada informação sobre a GMV, “que permite que antes até da sua data de inicio, o novo colaborador já tenha conhecimento sobre a empresa e a sua equipa”.

Embora transferindo o onboarding para o modo virtual, as tecnológicas inquiridas pelo SAPO TEK tentaram cumprir os objetivos do processo presencial. Definiram-se novas estratégias que pretenderam, essencialmente, “compensar” as mudanças impostas pela pandemia, mas há quem não esconda a preferência pela proximidade pessoal.

“Esperamos em breve poder voltar a um modelo presencial, apresentando os espaços da empresa, as pessoas, o espírito que se vive nos nossos escritórios”, afirma Teresa Lopes Gândara, Human Capital Director na Noesis. “No futuro um formato híbrido - presencial e em teletrabalho - permitir-nos-á, de certo, aproveitar o melhor dos dois mundos”.